O que é um escritório virtual?

Um escritório virtual é uma estrutura de serviços empresariais que possibilita que empresas e profissionais autônomos tenham um endereço comercial e fiscal, número de telefone profissional, atendimento personalizado e até mesmo salas de reunião sob demanda. Todas essas funcionalidades, e sem precisar alugar fisicamente um espaço fixo.

Esse modelo de empresa atende principalmente empresas que atuam de maneira remota ou online, mas que querem passar uma imagem mais profissional para clientes, fornecedores e órgãos públicos.

O endereço virtual para empresa é um dos principais benefícios desse modelo, pois permite registrar o CNPJ em um local físico reconhecido, mesmo que o negócio funcione 100% online.

Como funciona um escritório virtual?

Quando se contrata um escritório virtual, a empresa começa a utilizar o endereço do provedor de serviços como seu endereço fiscal e comercial, e pode usá-lo em documentos oficiais, cadastros, notas fiscais, site institucional, entre outros.

Além disso, dependendo do plano escolhido e contratado, o empreendedor pode contar com:

• Atendimento telefônico personalizado com o nome da empresa;
  
  

• Recebimento de correspondências e encomendas;
  
  

• Acesso a salas de reunião e espaços de coworking sob agendamento;
  
  

• Suporte administrativo.
  
  

Essas facilidades e funcionalidades tornam o escritório virtual uma alternativa prática e econômica, especialmente para micro e pequenas empresas, profissionais liberais, freelancers e startups.

Como abrir um escritório virtual?

Abrir um escritório virtual é um processo simples e rápido. A seguir, veremos o passo a passo básico:

1. Escolha o fornecedor do escritório virtual: procure por empresas de confiança e com boa reputação no mercado. Analise a localização do endereço virtual oferecido, os serviços incluídos e o custo-benefício.
   
   

2. Defina os serviços necessários: estabeleça se você precisa somente do endereço fiscal, ou se também necessita de atendimento telefônico, uso de salas, gestão de correspondências, entre outros.
   
   

3. Formalize o contrato de prestação de serviços: a formalização do contrato é essencial para que você possa utilizar o endereço como sede da sua empresa perante a Receita Federal.
   
   

4. Atualize os dados do CNPJ: com o contrato em mãos, atualize o cadastro da empresa junto aos órgãos competentes, como Receita Federal, prefeitura e Junta Comercial.
   
   

Através do apoio da Facilite Contabilidades Online, esse processo pode ser ainda mais rápido e descomplicado, com orientação especializada em cada etapa.

Quanto custa um escritório virtual?

Como os demais modelos de empresa, os custos de um escritório virtual vão variar de acordo com alguns critérios como: localidade onde está estabelecida, os serviços incluídos no plano e a reputação da empresa contratada. De forma geral, em média, os preços podem variar de:

• R$60 a R$150/mês: Planos básicos com endereço fiscal e recebimento de correspondência.
  
  

• R$200 a R$400/mês: Planos mais robustos e completos com atendimento telefônico personalizado, uso de salas de reunião e suporte administrativo.
  
  

Se fizermos um comparativo com relação ao aluguel de um espaço físico tradicional, os custos de um escritório virtual são mais baixos de forma significativa, tornando-se uma excelente alternativa para quem quer começar com estrutura enxuta, mas profissional.

Quais serviços podem ser realizados em um escritório virtual?

Os principais serviços que podem ser contratados em um escritório virtual incluem:

• Endereço fiscal e comercial para abertura e manutenção de CNPJ;
  
  

• Atendimento telefônico com redirecionamento de chamadas;
  
  

• Gestão de correspondência recebimento, notificação e reenvio de cartas e pacotes;
  
  

• Salas de reunião e auditórios necessário agendamento;
  
  

• Serviços administrativos como digitalização e envio de documentos.
  
  

Além disso, diversas empresas oferecem consultoria empresarial e suporte contábil, como é o caso da Facilite, que integra o uso do endereço virtual com a contabilidade online, trazendo assim, mais praticidade e segurança jurídica ao empreendedor.

Quais empresas podem ter um escritório virtual?

De forma geral, praticamente todos os tipos de empresa podem utilizar um escritório virtual, desde que a atividade-fim não exija presença física contínua. Alguns tipos de empresas que podem se beneficiar, incluem:

• Prestadores de serviço autônomos como advogados, designers, contadores, consultores etc.;
  
  

• Startups e empresas digitais;
  
  

• E-commerces que não possuem loja física;
  
  

• Empresas em fase inicial que ainda não podem investir em infraestrutura física;
  
  

• Filiais ou representantes comerciais de empresas de outros estados.
  
  

Importante lembrar que algumas prefeituras exigem que a atividade da empresa seja compatível com o modelo virtual. Por esse motivo, é fundamental ter uma orientação contábil especializada para garantir que tudo esteja conforme a legislação local.

Vale a pena ter um escritório virtual?

Sim! Vale muito a pena, pois o escritório virtual é a solução ideal para empreendedores que buscam economia, praticidade e profissionalismo. Ele permite que seu negócio tenha um endereço virtual para empresa, suporte administrativo e atendimento profissional, mesmo sem um espaço físico fixo.

Optando por esse modelo, sua empresa ganha presença comercial e fiscal, sem os custos de um escritório tradicional, que muitas vezes é bem alto. E, com a parceria certa, todo o processo pode ser ainda mais rápido, legal e seguro.

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