Se você está abrindo uma empresa na Estônia, precisa entender como funcionam os conceitos básicos, como impostos e IVA, para faturar seus clientes corretamente.
Além disso, você precisa diferenciar entre você (como pessoa) e sua empresa. São entidades diferentes, mesmo que sua empresa seja apenas você.
Sua empresa, fundada na Estônia, paga impostos na Estônia (a menos que circunstâncias especiais se apliquem).
Na Estônia, os impostos da empresa só são pagos quando há distribuição de lucros (por exemplo, dinheiro que deixa a empresa na forma de salário ou dividendos). Sua empresa não paga nenhum imposto pelo dinheiro ganho ou reinvestido na empresa.
Se você é residente fiscal em qualquer país, você paga impostos pessoais nesse país por salários, dividendos ou qualquer outra renda recebida de sua empresa estoniana ou qualquer outra fonte de renda.
Se você não é residente fiscal em nenhum país (por exemplo, um nômade digital ou empreendedor independente de localização), não paga impostos pessoais.
As empresas estonianas podem deduzir todos os custos das compras diretamente relacionadas às operações comerciais reais da empresa, como:
- Taxas de subcontratados
- Custos de marketing e consultoria
- Custos de comunicação
- Serviços de assessoria jurídica e tributária
- Serviços de contabilidade e auditoria
- Hardware e software
- Custos e suprimentos de escritório
- Aluguel de home office e equipamentos de trabalho (proporção necessária)
- Viagens de negócios (somente custos de transporte e acomodação permitidos)
- Testes COVID-19 (somente para viagens de negócios)
- Participação em eventos de negócios
- Formação profissional em negócios
- Taxas bancárias e de transação
- Salário (tributável)
- Almoços de negócios , mas apenas para o(s) seu(s) cliente(s), não para você.
- Impostos relevantes (impostos salariais, impostos sobre dividendos, benefícios adicionais, etc.)
Se você não tiver certeza se uma despesa se qualifica como despesa comercial, certifique-se de nos perguntar [email protected] com antecedência. Você tem duas opções para fazer upload de documentos:
Online através do seu painel - para fazer upload de um novo documento, encontre o pagamento da despesa relevante no autoatendimento e em 'Anexos' clique em 'Escolher arquivos' e você poderá escolher um arquivo do seu computador. Como alternativa, faça o upload do documento na seção 'Despesas' no autoatendimento e clique em 'carregar despesas'. Em seguida, clique em 'escolher arquivos' e carregue ou arraste os arquivos do seu computador.
Encaminhar por e-mail- para encaminhar documentos por e-mail, basta acessar o painel de autoatendimento e encontrar seu endereço de e-mail de upload dedicado em "Despesas" - "Despesas de upload" - "Encaminhamento de recibos". Use esse e-mail dedicado com seus fornecedores relevantes.
Depois de enviar os documentos, nós tratamos do resto.
Aqui estão alguns exemplos de despesas que não são consideradas dedutíveis:
- Combustível e viagens de carro dentro do mesmo país . As viagens entre países para visitar clientes são dedutíveis, mas para evitar que você use seu carro para uso pessoal, as despesas com combustível dentro do seu país estão excluídas. No entanto, o transporte público é sempre dedutível.
- Alimentação, refeições, despesas de almoço .
- Férias e viagens de lazer , obviamente. E tome cuidado também se decidir “visitar um cliente” de 24 a 26 de dezembro, por exemplo.
- Cargo permanente (mais de 6 meses por ano) . Isso é para evitar que seu país de origem (ou qualquer outro país) considere sua empresa como residente fiscal. Você não tem permissão para ter um escritório ou instalações por mais de 6 meses do ano.
- Solicitação de residência eletrônica ou taxa de renovação.
- As despesas dedutíveis da sua empresa (ou seja, isso faz sentido dada a atividade da sua empresa) são isentas de impostos porque são dinheiro que é reinvestido na empresa. No entanto, para poder deduzi-los para fins contábeis, eles devem cumprir uma série de regras:
- Deve haver uma justificativa . Por exemplo, para hospedagem no Airbnb, você precisa provar que vai trabalhar com uma startup, visitar um cliente, participar de uma conferência ou estudar cultura para o seu blog se for sua principal fonte de renda.
- Você deve ter suporte documental, ou seja, uma fatura ou contrato que o justifique. Se for um alojamento AirBnB, por exemplo, um contrato de aluguer em nome da empresa. No caso de uma fatura, deve conter o nome da sua empresa, número de registo, sede social e número de IVA ou IVA (se tiver).
- Eles são pagos com o cartão da empresa ou com sua conta bancária . Como exceção, você pode pagar com suas contas pessoais (como despesas diretas) se não puder pagar com suas contas corporativas ou cartões.
- Evite pagar quaisquer despesas não dedutíveis (como alimentação, jeans ou viagem de férias) com suas contas ou cartões corporativos, pois essas despesas serão reembolsadas de suas finanças pessoais para fundos da empresa posteriormente.
Sim, é, desde que o seu alojamento seja útil para os objetivos da empresa ou seja necessário para a sua atividade. Isso inclui viagens para participar de conferências ou reunir-se com sua equipe de inicialização para trabalhar em um projeto.
Você deve ter três coisas em mente:
O tempo máximo para poder declarar uma acomodação no AirBnB (ou qualquer outro lugar) fora da Estônia como despesa dedutível é de 6 meses por ano . Isso porque se você estiver nesse alojamento por mais de 6 meses, então seria considerado um estabelecimento permanente naquele outro país.
Você precisa que o proprietário do alojamento faça um contrato de empresa em nome de sua empresa na Estônia , com o nome, número de registro e endereço de sua empresa, onde você especifica claramente o preço do alojamento e seu endereço.
Não esqueça que precisamos de faturas ou recibos do AirBnB em nome da empresa para o valor pago.
Tecnicamente, você pode investir, mas suas opções são limitadas. Ao usar a Facilite Estônia, sua empresa estoniana pode fazer os seguintes investimentos:
- Compra e venda de ações de empresas e fundos de capital aberto.
- Compre e venda criptomoedas para fins de investimento.
- Invista em start-ups ou outras empresas privadas registradas na UE ou no Reino Unido (um empréstimo conversível ou capital), recebendo uma participação minoritária e sem direitos de controle (menos de 20%).
- Empréstimos através de plataformas de financiamento coletivo reconhecidas internacionalmente.
- Empréstimo para start-ups ou outras empresas privadas registradas na UE ou no Reino Unido com base em um contrato de empréstimo (incluindo detalhes das partes, valor do empréstimo, taxa de juros de mercado, prazo de pagamento).
- Compra de imóveis e terrenos na Estônia.
Isso significa que os seguintes investimentos não são permitidos (não é uma lista exaustiva):
- Comprar ouro/prata físico.
- Comprar uma participação majoritária/controladora em outra empresa.
- Empréstimo para um amigo ou qualquer outro indivíduo diretamente.
- Emprestar a si mesmo (como acionista / membro do conselho da empresa).
- Para plataformas de investimento e empréstimo, é necessário abrir uma CONTA COMERCIAL para sua empresa.
É importante diferenciar entre você (como pessoa) e sua empresa. São entidades diferentes, mesmo que sua empresa seja apenas você. Então sua empresa, fundada na Estônia, paga impostos na Estônia.
Os impostos da empresa só são pagos quando há distribuição de lucros (por exemplo, dinheiro que deixa a empresa na forma de salário ou dividendos). Sua empresa não paga nenhum imposto pelo dinheiro ganho ou reinvestido na empresa. Salve quando você presta serviço para empresas sediadas em países da União Europeia, nessa caso teremos o IVA.
Se você é residente fiscal em qualquer país, você paga impostos pessoais nesse país por salários, dividendos ou qualquer outra renda recebida de sua empresa estoniana ou qualquer outra fonte de renda.
Se você não é residente fiscal em nenhum país (por exemplo, um nômade digital ou empreendedor independente de localização), não paga impostos pessoais.
É preciso entender mais o momento da sua empresa. Entre em contato conosco.
A Facilite Global Estonia oferece todos os elementos para administrar uma empresa com facilidade.
O autoatendimento da Facilite permite que você:
- Emitir e enviar faturas
- Despesas de relatório
- Acompanhamento do saldo do próprio bolso (OOP)
- Registar viagens de negócios
- Monitore as transações da sua empresa
Ficaremos de olho na sua contabilidade e cuidaremos dos impostos e relatórios anuais em segundo plano. Você também terá um contador partner local para um melhor atendimento, então estamos sempre a apenas um e-mail de distância se você tiver alguma dúvida.
Como proprietário da sua empresa, você precisará nos informar sobre as contas bancárias e os gateways de pagamento relacionados à sua empresa. Pelo menos uma vez por mês, você criará faturas de vendas e fará upload de documentos de despesas para que possamos manter sua contabilidade em dia. Tudo é feito facilmente em seu painel on-line.
