Carta de cobrança: como fazer em 7 passos

Uma dúvida que provavelmente surge na cabeça dos empreendedores é: como cobrar meus clientes, sem causar mal-estar, ou de forma grosseira? Uma ótima maneira é fazer uma carta de cobrança, de modo formal e educado, e isso pode aumentar as chances da dívida ser sanada.

Neste artigo vamos mostrar sete passos para a elaboração desse documento, de forma polida e que tenha um resultado positivo e eficiente.

Uma carta de cobrança é um documento formal usado por empresas e profissionais na solicitação o pagamento de uma dívida pendente.

Ela tem o mesmo propósito que um lembrete amigável e profissional à quem está devendo, e reforça a importância e a urgência do pagamento.

1. Cabeçalho

Comece a carta com informações sobre sua empresa, como nome, endereço, número de telefone e logo. Isso cria uma identidade visual mais clara.

2. Dados do devedor

Nesse campo, são inseridos dados como nome completo e endereço do devedor. Essas informações vão auxiliar na identificação correta do destinatário.

3. Referência ao valor devido

Deixe bem especificado o valor da dívida, o motivo que a ocasionou e a data de origem. É importante oferecer detalhes e evitar mal-entendidos.

4. Solicitação de pagamento

No texto, é importante deixar explícito que a motivação da carta é solicitar o pagamento da dívida pendente. É necessário informar o valor total a ser pago e uma data limite para o pagamento.

5. Opções de pagamento

Ofereça opções de pagamento ao devedor, como transferência bancária, cheque ou pagamento online. Inclua todas as informações necessárias, para que o devedor saiba como efetuar o pagamento.

6. Tom profissional e cortês

Tenha sempre um tom profissional e cordial ao escrever a carta. É bom evitar o uso de linguagem agressiva ou ofensiva, pois isso pode prejudicar a relação com o devedor.

7. Prazo para resposta

Determine um prazo para que o devedor responda à carta e efetue o pagamento. Isso vai demonstrar sua expectativa de uma resolução mais rápida e eficiente.

Qual a importância da carta?

A importância da carta está na capacidade de estabelecer e manter, uma relação comercial saudável, ao mesmo tempo em que busca a recuperação dos valores devidos.

Ela servirá como um lembrete formal e educado, e permite que o devedor fique ciente da sua responsabilidade de pagamento.

Quando uma carta de cobrança é enviada, a empresa demonstra profissionalismo e assertividade, e transmite uma mensagem de acompanhamento do andamento das transações financeiras.

Além disso, o documento pode ser usado como prova em situações de ações legais futuras, se necessário.

Porém, é importante lembrar que as leis e regulamentos relacionados às cartas de cobrança podem variar de acordo com o país e a jurisdição.

Recomenda-se a busca de orientação jurídica para garantir que a empresa siga as práticas adequadas e cumpra a legislação vigente em sua área.

Comunicação clara e educada

Quando realizar o contato com o cliente, tenha sempre um tom cortês e profissional. Seja muito claro e específico ao explicar a situação e a dívida aberta.

Escolha o canal de comunicação apropriado

Escolha o canal de comunicação mais adequado para o contato com o cliente. Pode ser mediante carta, e-mail, ligação telefônica ou até mesmo pessoalmente. É importante considerar o histórico de comunicação com o cliente e escolher o canal mais eficaz para o contato.

Envio de lembretes amigáveis

No caso do cliente não responder à primeira cobrança, envie lembretes de maneira amigável. Recorde- o da fatura pendente, dos prazos de pagamento e se puder, ofereça opções de solução, como parcelamento, se for possível.

Mantenha registros detalhados

Tenha sempre atualizado, um registro das interações e comunicações com o cliente, referentes à cobrança. Nele, podem ser incluídas datas, horários, conteúdo das mensagens e acordos ou compromissos estabelecidos.

Negociação flexível

Se disponha a negociar prazos de pagamento ou soluções alternativas. É bom lembrar, que às vezes, os clientes podem enfrentar dificuldades financeiras temporárias e ter uma abordagem flexível pode se tornar um acordo que seja vantajoso para ambas as partes.

Persistência consistente

Seja persistente e consistente ao fazer a cobrança. Tudo dentro dos limites legais e éticos e não se esqueça que sua empresa tem o direito de receber os pagamentos dos produtos ou serviços oferecidos.

Recorra a medidas legais, quando necessário

No caso de falha, em todas as tentativas de comunicação e negociação, e a dívida se mantiver pendente, considere buscar medidas legais, como entrar com uma ação judicial ou contratar uma agência de cobrança especializada.

No entanto, essa opção deve ser o último recurso, e é sempre importante buscar orientação jurídica nesse caso.

É sempre importante lembrar, que a cobrança do cliente pode ter variações, conforme contexto, legislação, regulamentos locais, e políticas empresariais. Tenha conhecimento dos direitos e responsabilidades legais associados à cobrança, e busque aconselhamento legal.

Caro [Nome do Cliente],

Esperamos que esta mensagem o encontre bem. Gostaríamos de discutir de forma breve uma questão pendente relacionada à sua conta conosco.

Percebemos que há um saldo em aberto de [valor da dívida] ainda não quitado. Viemos relembrá-lo sobre essa pendência e solicitar que seja resolvida o mais breve possível.

Compreendemos que circunstâncias imprevistas podem ocorrer, e estamos abertos a discutir alternativas para facilitar o pagamento. Em caso de dificuldades financeiras ou contratempos que possam afetar a quitação dessa dívida, oferecemos a possibilidade de um parcelamento adequado às suas possibilidades.

Valorizamos muito nosso relacionamento com você e gostaríamos de encontrar uma solução mutuamente satisfatória. Temos o objetivo de manter nossa parceria de longo prazo e garantir sua satisfação contínua com nossos serviços/produtos.

Pedimos gentilmente que entre em contato conosco até [data limite] para discutirmos as opções disponíveis e encontrar uma solução que atenda às necessidades mútuas.

Agradecemos pela sua atenção e cooperação. Estamos à disposição para esclarecer qualquer dúvida ou fornecer informações adicionais que possam ajudar a resolver essa pendência.

Atenciosamente,

[Seu nome] [Seu cargo/empresa] [Seu contato]

Lembre-se que é possível personalizar essa carta conforme a situação do cliente e da dívida. O objetivo carta é ser educado, cortês e oferecer uma solução amigável, mantendo um tom profissional durante toda a comunicação.

Ficou com dúvidas ou precisa de assessoria contábil? Fale com um de nossos especialistas!