Como estar em dia com a Contabilidade da sua empresa!

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Para uma boa relação entre a empresa e a contabilidade responsável pelo negócio, é importante ter uma boa comunicação. Quer saber como estar em dia com a Contabilidade da sua empresa? Veremos aqui quais ações são necessárias para isso.

Até pouco tempo, o uso de malotes de documentos era algo comum na rotina dos escritórios de contabilidade. Os clientes guardavam comprovantes importantes, como duplicatas, boletos e impostos para enviá-los – uma vez por semana, a cada 15 dias ou no fim do mês – às assessorias.

Com o avanço tecnológico, outras possibilidades surgiram e até mesmo o cumprimento de obrigações acessórias passou a ser feito em ambiente digital.

Hoje os clientes podem encaminhar uma série de informações por sistemas integrados, programas de transferência de arquivos e aplicativos para troca de mensagens.

De um jeito ou de outro, o importante é que as informações estejam corretas e sejam encaminhadas com agilidade e tempestividade.

Sem conflito para estar em dia com a contabilidade da sua empresa

Mais importante do que o meio escolhido para o envio dos documentos é o cuidado de controlar corretamente as informações, alerta o diretor do Sindicato dos Contabilistas de São Paulo (Sindcont-SP), Claudinei Tonon. Ele comenta que um problema ainda comum é que as empresas, sobretudo as de pequeno porte, nem sempre concentram todas as movimentações bancárias na conta da pessoa jurídica, ou seja, o proprietário do negócio realiza pagamentos ou recebe valores também em sua conta corrente pessoal.

O vice-presidente de Relações Institucionais do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRC-RS), Celso Luft, explica que essa prática fere o Princípio da Entidade, que define que os recursos da pessoa física não se misturam com o da pessoa jurídica, preservando assim o patrimônio da organização. ]

Ele orienta os empresários a fazerem retiradas da conta jurídica somente por meio do pró-labore ou lucro, que deve ser apurado previamente.

Ignorar essa recomendação, além de prejudicar o controle financeiro, pode gerar inconsistências nos cruzamentos de informalçoes feitos pela Receita Federal.

Por exemplo, semestralmente os bancos devem emitir a e-Financeira, uma declaração em que são informados os débitos e créditos totais ocorridos em contas bancárias de pessoas físicas e jurídicas.

Se os pagamentos e retiradas são feitos ora em uma, ora em outra conta, não é difícil imaginar que o saldo pode não bater com outras declarações importantes, como as de Imposto de Renda.

Por isso, o controle precisa ser cada vez mais cuidadoso, já que os mecanismos de análise do fisco também são constantemente aprimorados.

Aliás, é graças à evolução nos sistemas que as empresas de contabilidade atualmente conseguem agilizar muitos processos sem nem mesmo depender do envio de dados por parte dos clientes.

É o caso, por exemplo, da importação de arquivos XML, o que pode ser feito diretamente do site das Secretarias de Fazenda estaduais (SEFAZ).

Dessa forma, o profissional tem acesso a todas as compras realizadas pela empresa, bastando fazer a conferência das informações para verificar se há alguma divergência.

Relação de documentos para estar em dia com a contabilidade da sua empresa

Existe um conjunto de documentos e relatórios que devem ser encaminhados para as assessorias contábeis todos os meses.
Veja, abaixo, quais são eles:

Documentos Trabalhistas:

  • Recibos de pagamentos (salários, pró-labore, benefícios, férias, 13º salário, etc.);
  • Relação de serviços prestados por autônomos;
  • Guias de contribuições (INSS,FGTS e contribuições sindicais);
  • Documentos relativos a contratação e demissão;
  • Atestados de saúde.

Documentos Fiscais:

  • Notas fiscais de entrada e de saída;
  • Notas de conhecimento de transporte;
  • Arquivos eletrônicos (XML) de notas fiscais;
  • Comprovantes de pagamento de impostos.

Documentos Contábeis/Financeiros

  • Extrato bancário contendo registro das movimentações do mês;
  • Relatório de movimentação bancária;
  • Contratos de prestação de serviços;
  • Recibos de pagamentos e despesas;
  • Movimentação de aplicações financeiras (investimentos e resgates);
  • Relatório do fluxo de caixa;
  • Pagamentos aos fornecedores.

Estoques

  • Controle de estoque;
  • Inventário.

 

Dependendo da atividade ou da situação, podem surgir outras exigências. Além disso, qualquer notificação recebida pela empresa, tanto fiscal como trabalhista, deve ser encaminhada ao contador.

Pensando nisso, nós da Facilite Contabilidades On-line desenvolvemos um sistema de automação contábil, onde você empresário tem toda a documentação necessária de sua empresa na palma da mão!

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