Contas a pagar: 8 dicas para uma gestão financeira eficaz
Para todas as empresas que desejam lucro e sucesso do seu negócio, manter um gerenciamento eficiente das contas a pagar é essencial. Podemos dizer que é uma parte fundamental da gestão financeira que precisa de atenção e estratégias adequadas.
Neste artigo, vamos explorar os principais aspectos do processo de contas a pagar, além de fornecer dicas práticas para efetuar de forma eficiente essa tarefa.
O que é o Contas a Pagar?
Contas a pagar, de forma simples, são as obrigações financeiras que a empresa tem com seus fornecedores. Pode-se dizer que é um modelo de conta onde se registram todos os compromissos financeiros que precisam ser liquidados com fornecedores ou impostos.
Esse processo necessita de muita atenção, pois a falta de controle das contas a pagar, pode indicar, além de falta de organização, um grande perigo para o futuro da empresa.
Como manter o controle das contas a pagar?
Para que o controle de contas a pagar seja feito de maneira eficiente, são necessários alguns elementos. Dentre os principais, podemos destacar:
Organização
O primeiro passo de manter o controle das contas a pagar, é ter um sistema de organização adequado, manter registros claros e acessíveis de todas as contas que precisam ser pagar. Para isso, talvez seja necessária a utilização de pastas físicas, arquivos digitais ou um software de gerenciamento financeiro.
Fluxo de caixa atualizado
Tenha sempre um registro atualizado do seu fluxo de caixa, assim, você terá uma visão clara de todas as obrigações financeiras que estão por vir. Assim, é possível se planejar de forma adequada e evitar atrasos nos pagamentos.
Políticas e procedimentos claros
Determine políticas e procedimentos claros sobre como processar as contas a pagar. Se necessário, estabeleça prazos para pagamento, limites de autorização, políticas de desconto e formas de comunicação com fornecedores.
Comunicação efetiva
Recomendamos que a comunicação com os fornecedores seja sempre clara e efetiva. Informe prazos de pagamento, esclareça dúvidas relacionadas às faturas e negocie condições favoráveis sempre que for possível.
Monitoramento regular
Acompanhe regularmente as contas a pagar, verifique se os pagamentos estão sendo feitos dentro dos prazos determinados. Pode-se fazer essa verificação mediante conciliação bancária, revisão de extratos e relatórios financeiros.
Automação e tecnologia
Use sistemas e ferramentas de automação para deixar o processo mais ágil e simples, incluindo o uso de software de gerenciamento financeiro, soluções de pagamento eletrônico e até mesmo a digitalização de documentos.
Reconciliação de contas
De forma periódica, faça conciliações entre suas contas a pagar e os extratos bancários, para garantir que todas as transações estejam corretas e em conformidade.
Planejamento financeiro
Faça um planejamento financeiro adequado, e considere todas as despesas futuras e datas de vencimento das contas a pagar. Isso evitará surpresas financeiras e vai garantir que haja recursos para cumprir os compromissos.
Qual é o processo de gestão de contas a pagar?
1. Recebimento das faturas
O processo se inicia com o recebimento das faturas ou documentos de pagamento. Os documentos podem ser faturas físicas, eletrônicas por e-mail ou acesso a portais online de fornecedores.
2. Registro das faturas
Todas as faturas recebidas devem ser registradas no sistema de gestão financeira ou software, específico para contas a pagar. Inclua informações importantes como número da fatura, data de emissão, data de vencimento, valor e detalhes do fornecedor.
3. Verificação e validação
Aqui, as faturas devem ser verificadas e validadas, a fim de garantir que os acordos realizados estão sendo cumpridos. Essa conferência deve considerar valores combinados, entrega correta dos produtos ou serviços e também, as formas de pagamento definidas.
4. Aprovação
Logo após a verificação e confirmação das informações sobre as faturas, é necessária a aprovação para dar seguimento aos pagamento. Em algumas empresas, é necessária a autorização por diferentes níveis de autoridade, como gerentes ou diretores, antes que a fatura seja aprovada para pagamento.
5. Agendamento de pagamentos
Com as aprovações realizadas, é preciso agendar os pagamentos. Devem ser determinadas datas de vencimento, métodos de pagamento tais como: como transferência bancária, cheque ou pagamento eletrônico. Considere os prazos de pagamento combinados com os fornecedores, e evite atrasos e multas ou juros.
6. Pagamento
Após o agendamento, o próximo passo é a efetivação dos pagamentos conforme agendado. Isso pode incluir a geração de cheques, transferências eletrônicas, uso de cartões de crédito corporativos, entre outros. Mantenha registros detalhados de todos os pagamentos efetuados.
7. Conciliação
Após o pagamento ser realizado, é essencial reconciliar as contas a pagar com os extratos bancários para garantir que todos os pagamentos tenham sido feitos corretamente e que não haja divergências. Nessa etapa, podem ser identificados possíveis erros ou problemas de lançamento.
8. Arquivamento e armazenamento
Por último, as faturas, comprovantes de pagamento e todos os documentos relacionados devem ser arquivados e armazenados de maneira organizada. Essa documentação pode ser usada em possíveis auditorias, conformidade fiscal e referência futura.
Seguindo essas etapas de forma consistente, a empresa tem mais chances de manter um controle eficiente das contas a pagar, e garantir o cumprimento de obrigações financeiras, evitando atrasos nos pagamentos e mantendo um relacionamento saudável com os fornecedores.
Como é feito o planejamento do contas a pagar?
Avalie os fluxos de caixa passados
Faça uma análise dos padrões de fluxo de caixa de sua empresa em períodos anteriores. Essa atitude vai ajudar a identificar os momentos de picos ou quedas nas receitas e despesas, e permitir que você antecipe as necessidades de caixa e planeje de forma mais eficiente os seus pagamentos.
Identifique as obrigações futuras
Faça uma lista com todas as contas a pagar que sua empresa vai ter nos meses seguintes. Com isso, inclui-se faturas de fornecedores, aluguel, salários, impostos e demais despesas recorrentes. Considere as despesas eventuais, como bônus ou manutenção de equipamentos.
Estabeleça um calendário de pagamentos
Após a identificação das obrigações, faça um calendário de pagamentos, com as datas de vencimento de cada conta. Isso evitará atrasos e permite que você tenha fundos disponíveis quando precisar efetuar os pagamentos.
Priorize os pagamentos
Todos os pagamentos devem ser avaliados conforme sua urgência e importância. É necessário priorizar os que são indispensáveis para o funcionamento diário da empresa, como folha de pagamento e fornecedores essenciais. Assim, seus recursos serão concentrados nos pagamentos mais críticos em caso de restrição de caixa.
Considere opções de financiamento
Se, em algum momento, você identificar que pode enfrentar dificuldades para pagar todas as contas, verifique opções de financiamento, tais como linha de crédito ou empréstimos comerciais. Essa alternativa pode ajudar a cobrir as despesas até que seu fluxo de caixa seja suficiente.
Negocie prazos de pagamento
Em casos de dificuldades financeiras temporárias, contate seus fornecedores e explique a situação. Eles podem disponibilizar opções como estender os prazos de pagamento, e ajudar a empresa a atravessar esse período.
Acompanhe e revise regularmente
O planejamento de contas a pagar é um processo recorrente. Faça o acompanhamento do seu progresso de forma regular, atualize o calendário de pagamentos e ajuste conforme necessário. Assim, o controle das obrigações pode ser otimizado, e possíveis problemas serão identificados.
Considerações finais
É importante lembrar que o planejamento de contas a pagar está diretamente relacionado ao gerenciamento geral de fluxo de caixa e ao orçamento da empresa.
Quando essas práticas se integram, maior a possibilidade de garantir a estabilidade financeira e evitar problemas de liquidez.
Para ter o controle de contas a pagar, é preciso ter muita disciplina, organização e uma atitude pró-ativa. Com esses elementos, seu controle sobre suas obrigações financeiras será maior e a tomada de decisões mais apurada, para manter a saúde financeira da sua empresa.
Ficou com dúvidas ou precisa de assessoria contábil? Fale com um de nossos especialistas!
