Fechamento de Caixa: aprenda em apenas 8 passos!

Realizar o fechamento de caixa de maneira adequada, é uma tarefa essencial para qualquer negócio, não importa o seu tamanho ou o ramo de atividade. É por meio do fechamento de caixa que você tem uma visão mais específica e transparente do fluxo de dinheiro que entrou ou saiu do seu negócio durante um determinado período.

Além disso, se o fechamento de caixa for bem executado pode auxiliar na identificação de erros, fraudes ou discordâncias de valores, garantindo a saúde financeira do seu negócio.

Aqui neste artigo, vamos guiá-lo com 8 passos para fazer um fechamento de caixa adequado. Vamos lá!

 Organização dos documentos: antes de iniciar o processo de fechamento de caixa, se certifique de ter todos os documentos e materiais necessários. Isso inclui o dinheiro em caixa, recibos das vendas, comprovantes de pagamento, cupons fiscais, livro de caixa, calculadora, caneta e papel.

2.º Passo:

Cálculo do saldo inicial: o saldo inicial é o valor em dinheiro que você tinha no caixa, no início das atividades do dia que será fechado. Esse valor deve ser registrado no livro de caixa e pode ser utilizado também como uma conferência inicial para o seu fechamento.

3.º Passo:

Registro das entradas de dinheiro: é imprescindível registrar todas as entradas de dinheiro que aconteceram durante o período que será fechado. Isso incluirá todas as vendas em dinheiro, pagamentos em cartão de crédito ou débito, cheques e outras formas de pagamento.  No livro caixa ou em uma planilha, anote todos esses valores de forma separada.

4.º Passo:

Registro das saídas de dinheiro: o próximo passo é registrar todas as saídas de dinheiro que aconteceram durante o período. Isso vai incluir pagamentos a fornecedores, despesas de operação, retiradas feitas pelo dono ou colaboradores, entre outros. No livro caixa ou em uma planilha, anote todos esses valores de forma separada.

5.º Passo:

Cálculo do saldo final: depois do registro de todas as entradas e saídas de dinheiro, calcule o saldo final subtraindo as saídas das entradas. O saldo restante, deve ser o reflexo do valor real que você tem em caixa no final do período apurado.

6.º Passo:

Conciliação de documentos: o sexto passo é a comparação dos valores registrados no livro de caixa com os documentos físicos, tais como recibos de vendas, comprovantes de pagamento e cupons fiscais. É extremamente importante se certificar que os valores batem e que não há diferenças significativas, porém, se houver, será necessária uma revisão detalhada para identificar possíveis erros ou fraudes.

7.º Passo:

Análise dos resultados: após a conciliação, analise os resultados do seu fechamento de caixa. Confira se os valores estão conforme as expectativas e com o histórico financeiro da sua empresa. Nesse momento, identifique padrões, tendências ou qualquer outro ângulo que possa ser importante para a tomada de decisões futuramente.

8.º Passo:

Arquivamento dos documentos: o último passo é arquivar toda a documentação relacionada ao fechamento de caixa, de maneira organizada e segura. Todos os documentos serão úteis para consultas no futuro, auditorias ou para resoluções de problemas que possam surgir.

Para realizar o fechamento de caixa, não existe fórmula matemática específica, porém há um processo para registrar e reconciliar valores de entrada e saída de dinheiro, no período que se deseja ter a informação.

Apesar disso, são feitos alguns cálculos básicos que podem ser aplicados durante o fechamento de caixa. E os principais cálculos são:

Saldo Inicial

O saldo inicial é o valor em dinheiro que você tinha no caixa no início do período que será fechado. A conferência desse valor pode ser feito fisicamente com o dinheiro disponível no caixa no início do expediente, ou através do saldo registrado no fechamento anterior.

Entradas de Dinheiro

Todas as entradas de dinheiro que aconteceram no período, devem ser registradas, independente da forma de pagamento. Some esses valores para ter o total de entradas.

Saídas de Dinheiro

Todas as saídas de dinheiro que aconteceram no período, devem ser registradas, independente da forma de pagamento. Some esses valores para ter o total de saídas.

Saldo Final

O cálculo do saldo final, é feito ao subtrair o total de saídas do total de entradas. O saldo final deve ser condizente com o valor real que você tem em caixa no final do período.

Vale ressaltar que a fórmula exata para o fechamento de caixa vai depender das características do seu negócio, das formas de pagamento usadas e variáveis específicas. Recomendamos o seguimento dos procedimentos e políticas internas da empresa, além das regras e normas de contabilidade aplicáveis ao seu setor.

Organização

Tenha sempre um sistema organizado para armazenagem de recibos, comprovantes de pagamento, cupons fiscais e quaisquer documentos com relação fechamento de caixa. Com isso, será mais fácil a conciliação e a verificação posterior.

Detalhamento dos registros

Todas as entradas e saídas de dinheiro devem ser registradas de forma detalhada e precisa. Anote a data, a descrição, o valor e o método de pagamento usado. Não use registros genéricos que dificultam sua identificação no futuro.

Conferência regular

É muito importante realizar conferências periódicas ao longo do dia, para comparar o saldo registrado no caixa com o valor físico em dinheiro realmente existente. Isso vai ajudar a identificar erros ou diferenças de forma imediata e corrigi-los antes do fechamento final.

Verificação cruzada

No fechamento de caixa, compare os registros internos com os documentos físicos, como recibos e comprovantes. Se certifique que os valores estão corretos e que não exitem erros de digitação ou omissões.

Separar responsabilidades

Sempre que possível, divida as tarefas do fechamento de caixa entre duas ou mais pessoas. Assim, com uma pessoa por tarefa, as chances de erros acidentais ou propositais serão reduzidas.

Use a tecnologia

É importante considerar a utilização de sistemas automatizados, seja para a gestão financeira ou registro de vendas. Essas ferramentas podem ajudar a reduzir erros nos cálculos, e facilitar a conciliação de forma mais eficiente.

Treinamento e capacitação

Todos os funcionários responsáveis pelo processo de fechamento de caixa, devem estar treinados e capacitados. Eles devem tem a compreensão das políticas, procedimentos e boas práticas para evitar erros e garantir a integridade dos registros financeiros.

Revisão e análise

Após o fechamento de caixa, revise e analise os resultados. Verifique qualquer padrão ou índice que possa requerer uma investigação mais aprofundada. Atenção aos detalhes, com isso, se reduz a probabilidade de erros passarem despercebidos.

É importante ressaltar que todas essas medidas são preventivas, porém, erros podem acontecer. Se erros forem identificados, é primordial corrigi-lo o mais rápido possível e investigar a causa para evitar recorrências.

O fechamento de caixa é uma prática fundamental na garantia da transparência, e da saúde financeira do seu negócio. Seguindo o passo a passo desse artigo, você terá um controle mais efetivo do seu fluxo de caixa, poderá identificar possíveis erros ou fraudes e tomar decisões melhor embasadas.

Lembre-se de que a precisão e a disciplina são essenciais ao realizar essa tarefa. Boa sorte!