Ordem de serviço: como fazer e qual sua importância

O que é ordem de serviço?

A ordem de serviço é um documento formal usado em várias áreas de empreendimento, a fim de registrar e documentar todas as atividades que serão executadas.

São comumente conhecidas como OS, e serve como instrumento para estabelecer regras, diretrizes e informações essenciais para a realização de determinado serviço.

Nela estão detalhes importantes, como descrição do serviço, prazo, recursos necessários, as devidas responsabilidades, condições e outros pontos importantes para o serviço que será executado.

Em resumo, podemos dizer que ela é o resumo do que deve ser realizado, e o processo, e uma garantia para que todas as etapas sejam cumpridas da melhor forma.

Para que serve uma ordem de serviço?

Para além das orientações acerca serviços, a OS pretende registrar e controlar as atividades realizadas. Com ela, é possível que as empresas acompanhem o histórico de todos os serviços prestados, e assim pode-se analisar e identificar possíveis falhas, ou possibilidades de melhoria dentro da empresa.

Uma das vantagens de se utilizar ordem de serviço é a organização e padronização de processos, e com isso, responsabilizar as partes envolvidas. E, também, tornar a comunicação mais eficiente e controlar recursos e prazos.

Os setores que mais utilizam as ordens de serviço são: manutenção, assistência técnica, construção civil, prestação de serviços. E por quê? porque são setores em que é necessário ter um registro formal de todas as atividades e regras específicas para executar os serviços.

Nesse artigo, vamos discutir as vantagens de se usar ordens de serviço e também, informar um passo a passo para elaborá-las de forma eficiente.

O que deve constar na ordem de serviço?

Em uma ordem de serviço, as informações devem ser claras e específicas, para uma boa execução do serviço. Apesar dos detalhes específicos terem a possibilidade de variar, conforme o tipo de serviço ou o setor, normalmente os elementos que não podem faltar, são:

• Identificação do serviço
• Descrição do serviço
• Prazos
• Recursos
• Responsabilidades
• Termos e condições
• Anuência e assinatura
• Anexos ou referências

A ordem de serviço deve ser adaptada às necessidades específicas da sua empresa, e ao serviço que será prestado. Dessa forma, quanto maior o número de detalhes e especificações, mais chance do serviço ser bem-sucedido e evitar dores de cabeça e mal entendidos.

Quando deve ser feita a ordem de serviço?

A orientação é que a OS deve ser emitida antes da execução do serviço, e que ela seja preparada e enviada com antecedência suficiente para que todas as partes possam revisar e absorver bem as informações nela contidas.

De maneira ideal, a ordem de serviço deve ser feita logo após o fechamento do acordo, contrato ou negociação entre a empresa que prestará o serviço e o cliente. Com isso, há maior probabilidade de que as condições sejam descritas devidamente na ordem.

Assim, quando o acordo for finalizado e todos os detalhes estiverem definidos, recomenda-se a elaboração e entrega da ordem o mais rápido possível, deixando tempo hábil para que todas as medidas sejam tomadas para a execução dos serviços, e do cumprimento dos prazos.

É importante lembrar que a emissão da ordem no momento apropriado ajuda a evitar atrasos, confusões e possíveis problemas durante a execução do trabalho.

Quem faz uma ordem de serviço?

Usualmente, a OS é emitida pela empresa prestadora de serviço, isso inclui empresas de manutenção, instalação, construção, e/ou reparo, consultorias, etc.

Sua preparação fica a cargo dos responsáveis do setor, ou departamentos de planejamento da empresa. Esses profissionais têm a responsabilidade de garantir que o documento tenha todas as informações necessárias para a execução do serviço com sucesso.

É importante que os responsáveis tenham conhecimento técnico do serviço e da área em questão, para elaborar uma ordem de serviço precisa e objetiva.

Os setores jurídicos das empresas também podem fazer a revisão do documento, para garantir que todos os termos e condições estejam adequados e conforme as leis vigentes. E os clientes, ou responsáveis pelo serviço, também podem aprovar a ordem antes do início da execução.

Resumindo, a responsabilidade de elaborar uma ordem de serviço, é da empresa prestadora de serviços, em conjunto com as áreas técnicas e administrativas que estão envolvidas no serviço prestado.

Passo a passo para elaborar uma Ordem de Serviço

Veremos abaixo um simples passo a passo para elaborar uma ordem de serviço clara e eficiente, conforme os itens que já mencionamos anteriormente, essenciais para sua composição:

1. Identificação do serviço

A OS deve ser iniciada pelo cabeçalho, aonde vão se incluir informações básicas, como nome da empresa, número da ordem de serviço, data de emissão e dados de contato.

2. Descrição do serviço

Descreva de forma detalhada do serviço a ser realizado. Adicione informações como o objetivo do serviço, local de execução, materiais necessários, instruções específicas e demais informações relevantes para a execução adequada do trabalho.

3. Prazos e responsáveis

Prazos devem ser estabelecidos para a conclusão do serviço e responsabilidades atribuídas às pessoas envolvidas. Liste de forma objetiva as tarefas e os responsáveis por cada uma delas, garantindo que todos saibam suas obrigações e evite confusões ou retrabalho.

4. Recursos 

Identifique e liste todos os recursos necessários para a realização do serviço, tais como: materiais, equipamentos ou mão de obra específica. Se certifique que esses recursos estejam disponíveis e sejam alocados de forma adequada a fim de evitar atrasos ou interrupções durante a execução do serviço.

5. Termos e condições

Adicione termos e condições gerais que vão orientar a execução do serviço. Podem ser incluídas cláusulas de garantia, termos de cancelamento, formas de pagamento, definições de responsabilidade, e outros aspectos relevantes para o acordo entre empresa e o cliente.

6. Anuência e assinatura

No documento deve ser reservado um espaço para o cliente ou responsável pelo serviço, aprovar a ordem de serviço. Essa assinatura pode ser física ou, se estiver utilizando um sistema digital, pode ser uma confirmação eletrônica.

7. Controle e arquivamento

Defina um sistema para controle e arquivamento desses documentos.  Pode ser utilizado um sistema de gestão eletrônica ou pastas físicas. Garanta que as ordens de serviço sejam arquivadas de forma organizada e com fácil acesso para consultas posteriores.

 8. Revisão e melhoria contínua

Após arquivadas, é necessário que as ordens de serviço sejam revisadas, para identificar possíveis melhorias. Avalie de forma crítica se todas as informações essenciais estão sendo incluídas, se prazos estão sendo cumpridos e a clareza das responsabilidades. Nesse processo, aproveite para coletar feedback dos clientes e da equipe envolvida para aperfeiçoar de forma contínua o processo.

Vantagens de utilizar ordens de serviço

As ordens de serviço auxiliam na organização dos processos, e garante que todas as etapas sejam cumpridas corretamente. Além disso, padronizando o formato das ordens de serviço, é possível facilitar a compreensão das informações, evitando erros ou omissões.

Esse documento também é importante para o registro das atividades realizadas, e isso permite que o histórico seja acompanhado. Com isso, pode-se controlar a qualidade dos processos, analisar o desempenho da empresa, identificar falhas, entre outros.

Com as definições de responsabilidade bem definidas, fica mais fácil identificar e tomar medidas adequadas, caso ocorra algum problema na execução do serviço.

Outros pontos que podemos indicar como vantagens são a comunicação mais eficiente, entre todos os envolvidos no serviço. Além da possibilidade de controle dos prazos de execução, e acompanhamento do seu cumprimento, e também especificar os recursos necessários para o serviço.

Importância da elaboração de uma ordem de serviço

Quando a elaboração de uma ordem de serviço é eficiente, vários são os benefícios para a empresa, como já dito no tópico anterior.

Seguindo o passo a passo que informamos neste artigo, é possível criar ordens de serviço detalhadas e completas, atendendo às necessidades do serviço prestado.

Lembrando que a ordem de serviço deve ser personalizada conforme o tipo de serviço e as particularidades da sua empresa. Mediante uma abordagem sistemática e padronizada, sua empresa garantirá que todas as informações essenciais fiquem registradas e que o processo de execução do serviço seja realizado de forma eficiente.

Portanto, não subestime a importância da ordem de serviço em suas operações rotineiras. A utilize como ferramenta de aprimoramento da organização, comunicação e qualidade dos serviços prestados, contribuindo para o sucesso do seu negócio.

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