Contabilidade Organizada em Portugal: quando optar e quais os benefícios

O que é Contabilidade Organizada?

A contabilidade organizada é um regime de tributação que se aplica a pessoas singulares com atividade empresarial ou profissional e também a pessoas coletivas. Este regime exige sistematização dos registos, informando todos os rendimentos e despesas, conforme os princípios contabilísticos aceites em Portugal.

Oposto ao regime simplificado, em que os impostos são calculados com base em coeficientes fixos sobre o rendimento bruto, na contabilidade organizada os impostos são calculados com base no lucro real da atividade, ou seja, receita menos despesa efetiva.

Contabilidade organizada =  receita - despesa efetiva

Dessa forma, este sistema permite uma visão mais transparente e realista da situação financeira da empresa ou do profissional.

Como funciona o regime de contabilidade organizada?

Neste regime, o contribuinte precisa contratar um contabilista certificado e manter uma série de registos e documentos contabilísticos que demonstram, com exatidão, todas as operações económicas da atividade.

Este regime de contabilidade organizada envolve:

• Elaboração de balancetes e demonstrações financeiras;
  
  

• Envio do modelo 22 (declaração de IRC ou IRS);
  
  

• Apuramento do IVA, em situações aplicáveis;
  
  

• Entrega do ficheiro SAF-T (PT);
  
  

• Relatórios de contas anuais.
  
  

A complexidade das obrigações tributárias, vem tornando a contabilidade online uma alternativa prática, que permite a automatização de processos e o acompanhamento em tempo real da atividade, tudo isto associado a um apoio profissional personalizado.

Qual a diferença entre Contabilidade Organizada e Regime Simplificado?

A principal diferença entre os dois regimes está na forma de apuramento do rendimento tributável.

• Regime Simplificado: nesse regime, é aplicado, por norma, a trabalhadores independentes com rendimentos inferiores a 200.000€ anuais. O rendimento tributável é calculado baseando-se em percentagens fixas sobre a receita bruta, sem levar em consideração os custos reais.
  
  

• Contabilidade Organizada: nesse regime, consideram-se os rendimentos e todas as despesas efetivamente suportadas e necessárias à atividade, permitindo maior dedução fiscal.

Sendo assim, enquanto o regime simplificado é mais simples de gerir, o regime de contabilidade organizada pode ser mais vantajoso para quem tem muitos custos operacionais.

Quais são as despesas dedutíveis na Contabilidade Organizada?

Existem diversas vantagens no regime de Contabilidade Organizada, e uma das mais significativas é a dedução das despesas reais necessárias ao exercício da atividade. Entre as despesas que podem ser deduzidas, incluem:

• Rendas de instalações;
  
  

• Despesas com pessoal;
  
  

• Serviços de telecomunicações e internet;
  
  

• Combustível e manutenção de veículos;
  
  

• Materiais de escritório;
  
  

• Equipamento informático;
  
  

• Consultoria e serviços profissionais;
  
  

• Depreciações e amortizações de ativos.
  
  

O ponto fundamental é que todas as despesas estejam documentadas fielmente e associadas à atividade profissional.

Principais obrigações no regime de Contabilidade Organizada

Escolher a contabilidade organizada exige o cumprimento de um conjunto de obrigações fiscais e contabilísticas. Dentre as principais destacam-se:

• Ter um contabilista certificado responsável pela contabilidade;
  
  

• Manter todos os documentos de suporte (faturas, recibos, extratos bancários, etc.);
  
  

• Entregar declarações fiscais periódicas (IVA, IRS/IRC, IES);
  
  

• Cumprir com as obrigações declarativas junto da Autoridade Tributária;
  
  

• Garantir a organização e arquivo digital ou físico de documentos durante os prazos legais.
  
  

Todas estas exigências tornam o acompanhamento profissional indispensável, e nesse cenário os planos da Facilite Contabilidade oferecem uma solução acessível e eficiente, com uma equipe próxima a você.

Regime de tributação: qual a melhor opção para a sua empresa?

A escolha entre regime simplificado ou contabilidade organizada é feita no momento da abertura da atividade. Os trabalhadores independentes, devem fazer essa escolha através do Portal das Finanças.

Antes de definir o regime, deve-se analisar o volume de rendimentos estimados e os custos previstos conforme a atividade. Se os custos forem altos, a contabilidade organizada geralmente é a opção mais vantajosa do ponto de vista fiscal.

Quem deve optar pelo regime de Contabilidade Organizada?

Apesar deste regime ser obrigatório para:

• Empresários em nome individual com receita superior a 200.000€/ano;
  
  

• Sociedades comerciais;
  
  

• Profissionais com contabilidade complexa;
  
  

Ele também pode ser escolhido de forma voluntária por trabalhadores independentes com receitas inferiores ao limite legal, se analisarem que podem obter maiores benefícios com a dedução de despesas.

De forma geral, este regime é indicado para:

• Freelancers com muitas despesas dedutíveis;
  
  

• Profissionais liberais com escritórios e colaboradores;
  
  

• Pequenas empresas em crescimento.
  
  

Como alterar o regime de tributação?

Para os casos de alteração de regimes, tanto para a contabilidade organizada (ou para sair dela), a decisão precisa ser comunicada à Autoridade Tributária até 31 de março do ano em que pretende que a mudança produza efeitos.

Esta mudança pode ser feita através do Portal das Finanças, com o apoio de um contabilista certificado, e demanda o cumprimento rigoroso das novas obrigações fiscais.

Relação entre NIF e Contabilidade Organizada

O NIF (Número de Identificação Fiscal) é o ponto de partida para qualquer atividade económica em Portugal. Seja para abrir uma empresa ou começar as atividades como trabalhador independente, deve-se primeiro obter o NIF, principalmente no caso de estrangeiros.

Saber como tirar NIF em Portugal é um passo fundamental para aceder ao sistema fiscal português, abrir conta bancária e formalizar contratos.

Sem o NIF, não é possível aderir ao regime de contabilidade organizada, nem abrir atividade perante as Finanças.

Vantagens do regime de Contabilidade Organizada

As vantagens de optar por este regime, incluem:

• Redução da carga fiscal através da dedução de custos reais;
  
  

• Maior controlo financeiro e previsibilidade;
  
  

• Acesso a relatórios financeiros detalhados;
  
  

• Melhor planeamento tributário;
  
  

• Aumento da credibilidade junto de instituições financeiras;
  
  

• Possibilidade de avaliar a rentabilidade real do negócio.

Através dos serviços de uma boa equipa de contabilidade online, como a Facilite Contabilidade, que oferece planos personalizados para sua empresa, estas vantagens são potencializadas, assegurando eficiência, conformidade e maior tranquilidade ao empreendedor.

Invista no crescimento com a Facilite Contabilidade

O regime de contabilidade organizada é muito mais do que uma obrigação legal, é uma ferramenta estratégica para crescer de forma sustentável, diminuir os encargos fiscais e tomar decisões estratégicas baseadas em dados concretos.

Na Facilite Contabilidade, oferecemos atendimento personalizado, humanizado e aliado à tecnologia, com planos acessíveis que se adaptam à realidade de cada empresa.

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