Escritórios de contabilidade enfrentam dia a dia uma rotina bastante atribulada, visto que lidam com inúmeros processos, onde cada um é subdividido em várias etapas. Em outras palavras as rotinas contábeis dos escritórios de contabilidade são desafios que pedem soluções práticas, funcionais e eficientes, sempre levando em conta o tamanho da carteira de clientes.

O objetivo nesse artigo é falar sobre essas rotinas contábeis e dar dicas de organização para otimizar o fluxo,  tornando sua empresa mais produtiva, portanto, mais rentável e mais competitiva.

Os três fatores que sustentam um escritório e suas rotinas contábeis:

O Sistema

É fundamental a escolher de forma assertiva o sistema contábil que adotará para seu escritório. Essa escolha deve ser feita levando em consideração o tamanho do escritório, o volume de demandas e da carteira de clientes. Avalie bem para não optar por um sistema maior do que necessita, gerando custos desnecessários, ou ainda, menor do que lhe atende, deixando falhas nos processos.

A  Equipe

A formação de uma equipe bem selecionada faz toda a diferença. Busque profissionais capazes, experientes, flexíveis e abertos a novos aprendizados e tecnologias e capacite-os constantemente, desde o bom uso das ferramentas até o bom relacionamento tanto dentro da Empresa quanto na relação com os clientes. Inclusive é fundamental identificar o perfil de cada um dos membros da equipe, delegando competências de forma adequada. Existem ferramentas e  profissionais especializados em traçar e direcionar perfis. Um time bem afinado garante boa parte do sucesso do negócio.

O Cliente

E por fim, o terceiro e mais importante fator ou pilar, dessa estrutura, afinal, tudo é preparado para atender O Cliente. Sem ele não existe empresa, não existe função e, portanto, não existe faturamento.  Dedique tempo ao seu cliente. Busque conhece-lo bem e principalmente, treine-o dentro das necessidades das rotinas contábeis, para que ele entenda exatamente não somente o que deve fornecer ao escritório de contabilidade, mas como fornecer. A entrega, por parte do departamento financeiro do cliente, de toda a documentação necessária, de forma correta e dentro do prazo correto faz toda a diferença no bom atendimento do escritório de contabilidade. Essa parceria se faz necessária.

 

Aspectos que merecem destaque, segundo as rotinas contábeis:

·         Contabilidade sempre em dia

Aqui a disciplina é a palavra de ordem. As obrigações acessórias representam um dos grandes desafios para qualquer escritório de contabilidade. A rotina disciplinar exige, para seu bom cumprimento:

  • a conferência diária de todas as tarefas a serem executadas;
  • foco nas atividades, por parte de toda a equipe, evitando distrações;
  • agenda atualizada constantemente, com todas as informações necessárias
  • manutenção rigorosa dos prazos e observância das datas.

 

·         Quais são os processos e como organiza-los

Antes de tudo é preciso conhecer e compreender todos os processos do escritório,  deixa-los bem definidos, com regras pré-estabelecidas e de tal forma que fique fácil classificar quais as atividades essenciais, quais as necessidades urgentes e quais são os gargalos. Tudo isso levando em conta a complexidade de cada processo.

Uma ideia interessante é um mapeamento de processos, com desenhos, caminhos, podendo usar inclusive cores para diferenciá-los e facilitar a visualização das tarefas inseridas em cada etapa bem como a automação rotineira.  Seguem algumas dicas:

  • Especifique são as funções e as responsabilidades de cada colaborador, levando em consideração as competências de cada um;
  • Elabore um cronograma de entregas, mas que possua prazos bem elásticos para prevenir eventuais imprevistos, atrasos e/ou empecilhos;
  • Crie um sequenciamento prático do fluxo de trabalho, pois ele ajudará a evitar a procrastinação e proporcionará eficiência;
  • Faça uma lista de tarefas, por prioridades.

 

  • Comunicação eficiente

Já falamos em outro artigo sobre a necessidade de cuidar da comunicação externa, do marketing contábil ,  contudo, vamos lembrar que a comunicação interna é de suma importância para o bom fluxo do trabalho. É extremamente relevante que a equipe se comunique de forma efetiva e eficiente e para tanto a empresa deve oferecer as ferramentas e estratégias necessárias, tais como:

  • Uso do e-mail corporativo;
  • Aplicativo de mensagens;
  • Diferentes canais de comunicação;
  • Mídias sociais corporativas;
  • Programas de chamadas em vídeos

 

  • Compartilhamento de Informações 

Todo escritório de contabilidade, que tem suas rotinas contábeis bem definidas, possui documentos, informações, dados, planilhas, tabelas, que precisam ser compartilhadas para que o trabalho mantenha um padrão de qualidade. Dessa forma é importante  ter um sistema de gestão que permita o compartilhamento dessas informações, de forma eficiente e segura.

 

·         Identificando e eliminando gargalos

Podemos chamar de gargalos processuais tudo aquilo que gera desorganização, erros, perdas de tempo, de dinheiro e até de clientes. Por isso, é imprescindível identificar e eliminar esses gargalos.

Alguns mais comuns são a falta de capacitação técnica, procrastinação, trabalhos manuais, entre outros.

E como preveni-los e elimina-los?  Mantendo uma boa comunicação interna, um relacionamento positivo entre toda a equipe e seus gestores , com a prática de reuniões  , no  mínimo semanais,  onde todas as questões podem ser debatidas,  sugestões possam ser feitas , avaliadas e consideradas.

 

Em suma, manter as  rotinas contábeis  de forma correta é o único caminho para se  cumprir todas as obrigações sem falhas e atender, com eficiência as expectativas do cliente, garantindo o sucesso de sua empresa .

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