Backoffice, o que significa e qual sua importância

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Se você não faz ideia do que é um backoffice,  vamos ver nesse artigo como funciona esse sistema de funções e como as empresas podem usá-la para melhorar seus processos.

 

O que é o backoffice de uma empresa?

O backoffice ou funcionário de “retaguarda”,  é utilizado como forma de apoio e suporte para as demais funções da empresa, e garantir assim o bom funcionamento desta.

Em empresas mais tradicionais, existem várias etapas no processo de funcionamento, como por exemplo os setores:

  •  atendimento ao cliente;
  •  realização de pedidos;
  •  organização da logística;
  • departamento de compras.

E pode haver alguns erros durante a execução dessas etapas.

Dessa forma, o backoffice vai ser um funcionário de suporte, para cada etapa do processo, auxiliando as diversas funções de maneira que tudo saia da forma correta.

Nem todas as empresas têm a necessidade dessa função, e é importante realizar essa análise antes de contratar alguém.

 

Quais são as funções de um backoffice?

Os funcionários backoffice podem exercer várias funções, desde que elas não sejam diretamente ligadas à principal atividade da empresa.

Mas, principalmente, vão executar a retaguarda de atividades administrativas e financeiras das empresas.

De uma maneira mais geral, o backoffice reúne os colaboradores da empresa que asseguram o funcionamento de setores indispensáveis como operacional, financeiro, RH, jurídico e outros.

Sendo assim, todos que fazem parte dos bastidores do negócio, e que não estejam na “linha de frente”, são chamados de backoffice.

Porém, mesmo sem estar diretamente no front office, são extremamente responsáveis pelo bom funcionamento da empresa, e consequentemente, pelo seu sucesso.

 

Qual sua importância?

Todos os produtos ou serviços adquiridos pelos consumidores, fizeram parte de um processo de produção ou venda até chegarem à sua etapa final.

Com os setores de apoio ou retaguarda, o processo antes, durante e depois do contato com o cliente, tem seu funcionamento assegurado.

Algumas áreas de backoffice apresentam muitas vantagens, como no e-commerce verificando estoque de produtos, e garantindo uma venda satisfatória, e sem falta de itens.

Na indústria, os funcionários de retaguarda auxiliam em manutenções de equipamentos, e a certeza de que vão funcionar e produzir normalmente.

Os trabalhadores backoffice no setor de varejo, podem atuar auxiliando a equipe de vendas, tanto verificando estoque de produtos, como em faturamento de vendas e cobrança.

Os principais setores que esse tipo de profissional pode atuar são, a financeira, o administrativo e o comercial, vejamos algumas especificações.

 

Financeiro

No financeiro, esse profissional vai atuar em processos de controle de despesas, de lucros, planejamento financeiro empresarial, investimentos entre outros.

Seu suporte vai ser importante em desenvolvimento de estratégias para gerar lucros, reduzir despesas, e fazer o negócio crescer.

 

Comercial

Na área comercial, o backoffice vai auxiliar em processos que melhorem a experiência dos clientes, no momento de decisão das compras.

Com esse profissional, as empresas correm um risco menor de perder vendas, e inibe erros como compra de produtos sem estoque, ou que os vendedores não se atentem a determinadas políticas da empresa.

 

Administrativo

Nessa área, que é uma das mais abrangentes das empresas, o funcionário de retaguarda pode ser utilizado em vários processos.

Um exemplo é no setor de compras de equipamentos, organização da estrutura do escritório, controle de qualidade e desempenho de funcionários.

Além de exercer função no controle de férias, supervisão dos indicadores e seus resultados, satisfação dos clientes, e até mesmo retorno de investimentos ou ROI.

 

Conclusão

Por fim, seja na área financeira, comercial ou administrativo, o profissional backoffice é de extrema importância para o bom funcionamento, organização e cumprimento dos processos de forma correta, possibilitando assim, o alcance de resultados.

E, talvez o mais importante, uma experiência satisfatória e positiva por parte do cliente, seja no contato inicial, durante o processo, ou na fidelização desse cliente.

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