DIRF: o que é e como enviar?

Para quem não quer problemas com o Fisco, é essencial conhecer a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) e entender sua finalidade.

A DIRF é um documento enviado anualmente, e obrigatório para todas as pessoas físicas e jurídicas que realizem pagamentos com retenção na fonte de Imposto de Renda, Contribuição Social, PIS, COFINS, além dos que fizeram pagamentos a pessoas físicas ou jurídicas residentes no exterior.

O prazo geralmente é até o último dia de fevereiro, conforme determinado pela Receita Federal. O descumprimento desse prazo ou o preenchimento incorreto pode gerar multas.

A declaração é emitida pela fonte pagadora, que pode ser uma pessoa física ou jurídica. Seu objetivo principal é informar à Receita Federal valores como imposto de renda, e demais contribuições retidas em pagamentos a terceiros, e assim, evitar a sonegação de impostos.

Esse documento traz detalhes sobre os montantes de Imposto de Renda retidos sobre os pagamentos realizados a colaboradores e outros contratados, incluindo empresas, referentes ao ano anterior à sua emissão. Por exemplo, a DIRF de 2024 traz informações sobre pagamentos realizados em 2023.

A obrigatoriedade de envio do documento, e suas regras está na Instrução Normativa RFB 1990/2020, e prevê que todos os que tenham realizado pagamentos, ou creditado rendimentos com retenção do Imposto de Renda (IR) ou contribuições sociais (PIS, COFINS e CSLL), mesmo somente em um mês do ano anterior, estão obrigados a entregar a DIRF.

Casos sem retenção de Imposto de Renda

Em alguns casos, existem empresas que mesmo não tendo retenções no Imposto de Renda, tem a obrigatoriedade de emissão da DIRF, são elas:

• Entidades gestoras de esportes olímpicos em âmbito regional e nacional;
• Candidatos a cargos políticos, incluindo candidatos a vice e suplentes;
• Pessoas físicas e jurídicas domiciliadas no território nacional que efetivaram transações financeiras, como remessas, entregas, pagamentos, com pessoas ou empresas domiciliadas no exterior;
• Lembrando que empresas do Simples Nacional não estão isentas da obrigação de entregar a DIRF.

Sendo assim, são vários os cenários de obrigatoriedade de entrega da declaração, por esse motivo, é importante contar com a assessoria de um profissional contábil para avaliar a situação da sua empresa.

Quando e como enviar a DIRF?

Após entender o objetivo e as situações em que é necessário enviar a DIRF, vamos entender os prazos e procedimentos para o envio.

O prazo para envio da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte é até o dia 28 de fevereiro. E ela deve ser encaminhada à Receita Federal, utilizando o Programa Gerador de Declarações.

Após baixar o programa, preencha a DIRF com os dados solicitados ou importe as informações do sistema contábil em uso. É fundamental estar atento às possíveis alterações no layout do programa para o ano corrente, como especificado na Ato Declaratório Executivo (ADE COFIS) 113/2022, e evitar complicações na entrega.

O não cumprimento do prazo determinado incide em multa de 2% ao mês-calendário, ou fração, sobre o montante do Imposto de Renda informado na declaração. Além disso, há uma multa mínima de R$ 200 para pessoas físicas, jurídicas, inativas e empresas do Simples Nacional, sendo que para outros casos, o valor mínimo é de R$ 500.

Dito isso, reforçamos a importância de se respeitar o prazo de envio. Em caso de não ter as informações necessárias até o prazo final, é possível enviar a declaração incompleta, e fazer retificação de informações após o tempo limite.

O que fazer após o envio da DIRF?

Como dito anteriormente, o objetivo da DIRF é prevenir a evasão fiscal, seja por parte de indivíduos quanto de empresas. Dessa forma, o governo a utiliza para fiscalizar o cumprimento das regras relativas ao recolhimento do Imposto de Renda.

Assim, as empresas devem fornecer aos seus funcionários, todos os documentos que comprovem as deduções e retenções do Imposto de Renda, com a natureza e o valor recebido. Além disso, os colaboradores devem ser informados dos valores relativos à previdência complementar e seguro de vida pagos no ano anterior.

Para os trabalhadores assalariados, só é necessário quando o valor recebido por eles no ano anterior é igual ou superior a R$ 28.559,70.

Já nos casos dos trabalhadores autônomos e prestadores de serviços, também é gerado um informe de rendimentos, resumindo os pagamentos efetuados ao longo do ano, mesmo sem retenção de impostos.

Importante frisar que todas essas informações devem estar conforme o declarado na DIRF, pois esses dados serão cruzados com as declarações individuais de Imposto de Renda das pessoas físicas, e qualquer irregularidade de informação será identificada pela Receita Federal, que pode solicitar esclarecimentos e retificações.

Se for identificada uma discrepância, o responsável pode ser enquadrado na “malha fina” e sofrer penalidades, como multas, dependendo do caso.

Quais são os status da declaração?

Após a entrega da DIRF, o contribuinte pode verificar a situação da sua declaração, e garantir sua conformidade.  São cinco os possíveis status:

1. Em Processamento

Quando a Receita Federal continua avaliando as informações declaradas;

2. Aceita

Momento em que a declaração é aprovada;

3. Rejeitada

Nos casos em que é identificado algum erro durante o processo, e é necessário retificar o documento;

4. Retificada

Casos em que a declaração original é substituída por outra;

5. Cancelada

Quando a declaração perde todos os seus efeitos legais.

Como evitar erros na emissão da DIRF?

No ano de 2022, a Agência Brasil, a partir de dados informados pela Receita Federal, revelou que 1.032.279 declarações de Imposto de Renda Pessoa Física apresentaram inconsistências. Isso ilustra bem a frequência de erros e dados incorretos.

Já com relação à malha fina de pessoas jurídicas, outro levantamento, também publicado na Agência Brasil, mostrou que mais de 5 mil empresas foram autuadas em 2019, representando mais de R$ 1 bilhão, relativos ao ano-calendário de 2014.

Por esse motivo, a importância da verificação de todas as informações inseridas na declaração, e conferência desses dados antes do envio ser realizado.

O órgão de fiscalização orienta que, empresas com irregularidades junto ao Fisco providenciem sua autorregularização o mais rápido possível, a fim de evitar as penalidades posteriores.

Considerações finais

A DIRF é uma declaração para evitar fraudes e evasão fiscal, e informa à Receita Federal os valores retidos sobre os pagamentos de rendimentos aos funcionários, e os dados são cruzados para conferência.

Por esses motivos, é essencial o cumprimento dessa obrigação acessória, e de manter-se em dia com a Receita Federal.

A contabilidade é responsável pelo envio das informações desta declaração, desse modo, é fundamental contar com uma empresa de confiança para ajudá-lo no processo.

Orientações como estas são essenciais para ajudar sua empresa a permanecer regularizada e prosperar cada dia mais.

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