Cuidados com Nota Fria - entenda os tipos de fraudes e como evitá-las

Por que os cuidados com Nota Fria são tão importantes?

Desde a implementação da NF-e, a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda estaduais vem intensificando a fiscalização digital e o cruzamento de dados através do sistema SPED. Ou seja, mesmo que você não tenha emitido ou recebido uma nota, se ela for registrada contra o seu CNPJ, sua empresa pode ser responsabilizada.

Algumas das penalidades mais comuns, são:

• Multas por omissão de tributos;

• Suspensão ou cancelamento da inscrição estadual;

• Inaptidão do CNPJ na Receita Federal;

• Exclusão do Simples Nacional;

• Envolvimento em processos criminais e tributários.

Dessa forma, os cuidados com nota fria devem ir além somente da verificação de documentos: é uma questão de sobrevivência contábil e legal da sua empresa.

Como as Notas Frias funcionam na prática?

Empresas fantasmas, ou até empresas reais utilizadas de forma fraudulenta, emitem NF-e contra o CNPJ de outras empresas sem seu conhecimento. Essas notas normalmente são usadas para:

• Justificar movimentações financeiras suspeitas;

• Transferência de créditos tributários indevidos;

• Simular prestações de serviço inexistentes;

• Facilitar esquemas de propina e corrupção;

• Acompanhar cargas roubadas ou desviadas.

Em vários casos, a empresa só descobre que foi vitimada quando recebe uma notificação da Receita Federal ou SEFAZ por tributos não recolhidos ou notas não escrituradas.

Como se proteger? Confira 3 cuidados com Nota Fria que toda empresa deve ter

1. Monitorar o CNPJ diariamente

O passo inicial é o monitoramento diário das notas emitidas contra seu CNPJ. Esse processo pode ser feito manualmente no portal da SEFAZ, mas indica-se o uso de sistemas automatizados, como os disponibilizados pela Facilite Contabilidade. Assim, sua empresa recebe notificação em tempo real sempre que uma nova NF-e for emitida.

2. Realizar a manifestação do destinatário

Esse processo é oficial da SEFAZ, e permite que o destinatário da nota fiscal se manifeste sobre a operação. São quatro os tipos de manifestação existentes:

• Ciência da emissão: somente reconhece que a NF-e foi emitida, sem confirmar a operação.

• Confirmação da operação: confirma que a transação ocorreu de fato.

• Operação não realizada: indica que a transação foi cancelada ou não concluída.

• Desconhecimento da operação: utilizado para denunciar uso indevido do seu CNPJ, protegendo contra fraudes.

3. Automatizar processos com tecnologia confiável

Alguns sistemas como o da Facilite Contabilidade permitem fazer manifestação em lote, download automático de XML, emissão de NF-e e gestão financeira completa, totalmente online por navegador ou aplicativo (Android e iOS).

Vantagens de monitorar suas Notas Fiscais

Diversos benefícios vão além da proteção contra notas frias, vêm de um controle rigoroso sobre as NF-e recebidas. Outros benefícios, incluem:

• Evita escrituração de notas canceladas;

• Reduz erros na contabilidade;

• Melhora o controle de estoque e logística;

• Facilita devoluções e trocas ao identificar erros antes mesmo da entrega do produto;

• Permite previsões mais precisas de demanda e faturamento;

• Garante conformidade tributária e evita autuações.

Casos reais e impacto econômico

Apesar de ser difícil estimar o valor total movimentado por notas frias, dados de operações da Receita Federal indicam que bilhões de reais são desviados todos os anos com essa prática. Operações fiscais como a “Fake Credit” (2024) investigaram esquemas de mais de R$ 800 milhões em créditos indevidos, somente em um estado.

Casos famosos como o da JBS, citado na Lava Jato, envolviam empresas de fachada que emitiam notas frias para justificar propinas. Esses casos mostram a gravidade da prática e a importância dos cuidados com nota fria no dia a dia das empresas.

O papel da Facilite Contabilidade na proteção da sua empresa

A Facilite Contabilidade oferece uma solução completa e personalizada para que sua empresa esteja protegida contra esse tipo de golpe. Com nosso sistema, é possível:

• Monitorar automaticamente a NF-e contra seu CNPJ;

• Manifestar destinatário em lote;

• Emitir nota fiscal com segurança;

• Armazenar documentos XML e gestão contábil integrada;

• Atendimento humanizado com especialistas prontos para te orientar.

Tudo isso associado a uma tecnologia de ponta e um suporte feito por pessoas reais, que entendem seu negócio e oferecem soluções sob medida.

Ficar atento é proteger o futuro do seu negócio

Em um cenário fiscal rigoroso e digitalizado, ignorar os cuidados com nota fria pode custar caro. Proteger o seu CNPJ é proteger a saúde financeira, a reputação e a regularidade da sua empresa.

Não descubra uma fraude no pior momento: antecipe-se com tecnologia, orientação e controle total.

Evite prejuízos e dores de cabeça com notas frias. Conte com quem entende do assunto.

Na Facilite Contabilidade, você tem monitoramento automático de notas fiscais contra o seu CNPJ, manifestação em lote, download dos arquivos XML, além de consultoria especializada para te orientar com clareza e agilidade.

Nosso sistema é online, integrado à SEFAZ, e temos suporte humanizado para que você não fique sozinho diante de uma autuação ou suspeita de fraude.

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