A guarda de documentos contábeis é uma obrigação legal e estratégica para todas as empresas, não importando o tamanho do porte ou segmento de atuação. As empresas precisam além de estar em conformidade com as normas fiscais, trabalhistas e contábeis, manter a documentação organizada e acessível. Isso pode evitar multas, problemas jurídicos e até mesmo perda de benefícios fiscais. 

Aqui neste artigo, vamos abordar os prazos legais para armazenar documentos contábeis, tendo como base as legislações vigentes, e explicar como garantir a preservação de documentos fiscais de maneira eficiente.

O que é a guarda de documentos?

A guarda de documentos nada mais é do que o processo de armazenar, organizar e manter registros empresariais físicos ou digitais por determinado período, de acordo com as exigências determinadas pela legislação. A guarda inclui os documentos contábeis, fiscais, trabalhistas, administrativos, financeiros e patrimoniais. A guarda feita de maneira correta, assegura à empresa o respaldo legal, e probatório em situações de fiscalizações, auditorias ou disputas judiciais.

Qual o prazo legal para arquivamento de documentos?

Os prazos legais para armazenar documentos contábeis podem variar de acordo com o tipo de documento e a legislação que o regula. O Código Tributário Nacional (CTN), por exemplo, determina que livros e documentos fiscais devem ser guardados pelo período  mínimo de cinco anos. Prazo esse, contado a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao que o lançamento poderia ter sido efetuado.

Porém, existem algumas exceções. Nas situações envolvendo processos administrativos ou judiciais, esse prazo pode ser prorrogado até a conclusão do processo. Ou seja, nesses casos, o tempo de guarda é estendido.

O que diz o Código Tributário Nacional?

O artigo 173 do Código Tributário Nacional, define que a Fazenda Pública tem o direito de constituir o crédito tributário em até cinco anos contando do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento seria efetuado. Dessa forma, os contribuintes devem manter todos os documentos fiscais e contábeis que possam ser usados como prova contra eventuais lançamentos desse mesmo período. A não preservação de documentos fiscais pode gerar autuações e penalidades severas.

Qual é o tempo de guarda de documentos administrativos?

Para documentos administrativos, como atas de reuniões, contratos, comprovantes de despesas internas, e outros, os prazos de guarda variam. Usualmente é recomendado o período mínimo de cinco anos, mas em casos como contratos com cláusulas de garantia ou ações judiciais em andamento, é indicado manter essa documentação por dez anos ou mais.

Qual é o prazo para guardar documentos públicos?

Os documentos de natureza pública possuem normas específicas de arquivamento, determinadas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e por legislações estaduais e municipais. Em diversos casos, esses documentos têm valor histórico ou permanente e devem ser preservados indefinidamente.

Qual é o prazo para guardar documentos relativos a patrimônios?

Os documentos referentes a bens patrimoniais, como escrituras, registros de imóveis, notas fiscais de aquisição de bens permanentes e contratos de financiamento, precisam ser guardados enquanto durar a vida útil do bem e, em determinados casos, por até 20 anos após sua baixa contábil.  Esse período maior garante respaldo em situações de auditorias ou comprovação de propriedade.

Serviços bancários e financeiros

Comprovantes de extratos bancários, transferências, boletos pagos, contratos de empréstimos e financiamentos devem ser guardados por pelo menos cinco anos, de acordo com o Código Civil.

Em casos de documentos relacionados à movimentação financeira da empresa, como conciliações bancárias e comprovantes de pagamento de impostos, precisam acompanhar o mesmo prazo definido para os documentos fiscais: cinco anos.

Contas e pagamentos de serviços gerais

O prazo de guarda para contas de energia, água, telefone, internet e outros serviços, também é de cinco anos, principalmente se sua utilização for para comprovação de despesas operacionais com o objetivo de ter dedução tributária.

Demais documentos

Documentos de seguradoras, apólices de seguro, comprovantes de pagamento de tributos e taxas, e correspondências oficiais, devido à sua importância precisam ser guardados de acordo com sua relevância jurídica ou até a conclusão de possíveis processos judiciais. O tempo mínimo indicado, de modo geral, é de cinco anos.

Qual é a tabela de prazos para guardar documentos?

Existem várias tabelas dependendo do tipo de documento, veremos a seguir alguns tipos de documentos e seus respectivos prazos.

Documentos tributários e empresariais

Documentos trabalhistas

Quanto tempo guardar documentos da empresa encerrada?

As empresas devem guardar seus documentos pelo prazo mínimo determinado em lei, que é normalmente de cinco anos, mesmo após o encerramento das suas atividades, pois assim, fica garantida sua utilidade em possíveis fiscalizações e contestações. Os documentos trabalhistas precisam ser mantidos por até 30 anos, principalmente os relacionados ao FGTS, para proteger os antigos colaboradores.

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