Extrato do Simples Nacional: Como Tirar em 5 Passos e Entender Cada Informação

O Que É o Extrato do Simples Nacional

O extrato do Simples Nacional é um documento gerado pelo PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — Declaratório), o sistema online usado para declarar o faturamento mensal e calcular o DAS.

Ele é gerado automaticamente após o envio de cada declaração mensal e fica disponível para consulta indefinida no próprio portal. Para cada mês-competência declarado, existe um extrato correspondente que mostra exatamente como o DAS daquele mês foi calculado.

Os 5 Passos Para Tirar o Extrato do Simples Nacional

Passo 1: Acesse o Portal do Simples Nacional

Abra o navegador e acesse o Portal do Simples Nacional. O endereço é simplesNacional.fazenda.gov.br. Você também pode chegar lá a partir do gov.br, pesquisando "Simples Nacional" nos serviços.

Passo 2: Entre no Sistema com Código de Acesso ou Certificado Digital

Na página inicial do portal, clique em "Simples Serviços". O sistema vai pedir sua forma de acesso:

Certificado Digital: acesso imediato se você tiver um certificado A1 ou A3 instalado no computador.

Código de Acesso: se não tiver certificado digital, gere um código de acesso diretamente no portal. O processo exige o CNPJ da empresa, o CPF do responsável e a data de nascimento, e o código gerado tem validade limitada. Muitos empresários deixam o acesso com o contador, que opera via procuração eletrônica.

Passo 3: Acesse o PGDAS-D

Após o login, localize na tabela de serviços a linha "PGDAS-D e DEFIS — a partir de 2018". Clique no link correspondente à forma de acesso que você usou (Código de Acesso ou Certificado Digital).

Passo 4: Vá em "Declaração Mensal" e "Consultar Declarações"

Dentro do PGDAS-D, no menu lateral esquerdo, clique em "Declaração Mensal" e depois em "Consultar Declarações". Digite o ano-calendário que você quer consultar e clique em "Pesquisar".

O sistema vai listar todos os meses do ano selecionado. Para cada mês com declaração enviada, aparece uma linha com o status da declaração (Original ou Retificadora) e o ícone de impressora na coluna "Extrato".

Passo 5: Clique no Ícone de Impressão e Salve o PDF

Clique no ícone de impressora na coluna "Extrato" do mês que você quer consultar. O sistema gera um PDF com todas as informações daquela declaração. Salve o arquivo ou imprima conforme necessário.

O Que Cada Informação do Extrato Significa

O extrato do Simples Nacional traz mais informações do que parecem à primeira vista. Aqui estão os campos mais importantes e o que você deve observar em cada um:

Receita Bruta do Período

É o faturamento que você declarou no PGDAS-D para aquele mês específico. Confronte com o total das notas fiscais emitidas no mesmo período. Se houver diferença, pode ser um erro de lançamento que precisa ser corrigido por declaração retificadora.

RBT12 (Receita Bruta Total dos Últimos 12 Meses)

Este é um dos campos mais importantes do extrato. O RBT12 é a soma do faturamento dos 12 meses anteriores ao período de apuração. É ele que determina em qual faixa da tabela do Simples Nacional a empresa está, e portanto qual alíquota nominal vai ser usada no cálculo.

O que observar no RBT12:

Se o RBT12 está se aproximando de R$ 360.000: a empresa está saindo da primeira faixa da tabela do Simples Nacional. A alíquota nominal vai aumentar na próxima faixa, o que significa DAS mais alto mesmo sem crescimento do faturamento mensal. É o momento de simular o impacto e, se necessário, ajustar o planejamento.

Se o RBT12 está se aproximando de R$ 4.800.000: a empresa está perto do limite do Simples Nacional. Acima desse valor no ano seguinte, sai do regime automaticamente.

Receitas Segregadas

O Simples Nacional pode ter receitas de naturezas diferentes numa mesma empresa: serviços, comércio, receitas de exportação, receitas com substituição tributária de ICMS, entre outras. O extrato mostra cada tipo de receita separado, porque cada um pode ter tributação diferente.

Se a empresa presta serviços e também vende produtos, é fundamental que as receitas estejam segregadas corretamente. Misturar receita de serviço com receita de comércio pode resultar em tributação errada dos dois lados.

Fator R

Para empresas de prestação de serviços enquadradas nos Anexos III a V, o extrato mostra o Fator R do período. O Fator R é a relação entre a folha de pagamento dos últimos 12 meses (incluindo pró-labore e FGTS) e o RBT12.

O que significa na prática:

Fator R acima de 28%: a empresa tributa pelo Anexo III, com alíquota inicial de 6%. Resultado mais favorável.

Fator R abaixo de 28%: a empresa tributa pelo Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%. Carga significativamente maior.

Se o Fator R estiver próximo de 28% para baixo, vale analisar se há formas de elevar a folha de pagamento (incluindo pró-labore correto ou contratação de funcionário) para cruzar o limiar e migrar para o Anexo III. Essa análise pode representar uma economia expressiva no DAS mensal. Para entender como o Fator R funciona na prática e simular o impacto no seu caso, veja a calculadora do Fator R.

Alíquota Efetiva

É a alíquota real aplicada sobre o faturamento daquele mês, depois de descontar a parcela a deduzir da tabela progressiva. Não confunda com a alíquota nominal da faixa: a efetiva é sempre menor.

O que observar: se a alíquota efetiva subiu de um mês para outro sem que o faturamento mensal tenha crescido, o motivo pode ser o aumento do RBT12, que empurrou a empresa para uma faixa maior. Verifique se está na faixa correta e se a transição foi calculada direito.

Valores por Tributo

O DAS do Simples Nacional reúne vários impostos em um único pagamento. O extrato detalha quanto de cada imposto está embutido no valor pago:

IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica), CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), PIS/Pasep, Cofins, CPP (Contribuição Patronal Previdenciária), ICMS (para empresas de comércio ou indústria) e ISS (para prestadores de serviços).

Esse detalhamento é importante para entender qual parte do DAS é federal, qual é estadual e qual é municipal. Para empresas que prestam serviços em múltiplos municípios, a parte do ISS pode ser distribuída por município conforme as regras do Simples.

DAS Gerado

Mostra o número do documento de arrecadação, o valor, a data de vencimento e se houve pagamento. Se o DAS foi pago, o sistema mostra o comprovante de pagamento vinculado. Se está em aberto, é possível reemitir o DAS diretamente pelo PGDAS-D para pagamento.

Declaração Original vs. Declaração Retificadora

O extrato pode ter dois tipos de declaração para um mesmo período:

Declaração Original: a primeira declaração enviada para aquele mês-competência.

Declaração Retificadora: uma correção enviada após a declaração original. Se houver retificadora, ela substitui integralmente a original. O extrato da retificadora é o documento válido.

Se você perceber que declarou o faturamento errado de um mês anterior, envie uma declaração retificadora pelo PGDAS-D. Não existe prazo para retificação, mas se o valor correto for maior do que o declarado, haverá diferença a pagar com acréscimos legais.

Sinais de Alerta Que o Extrato Revela

Alguns padrões no extrato merecem atenção imediata:

RBT12 subindo de forma acelerada: se a empresa está crescendo rapidamente, o planejamento tributário para a próxima faixa precisa começar antes de entrar nela, não depois.

Fator R oscilando próximo de 28%: meses que cruzam o limiar para baixo geram um DAS muito maior. A estabilidade acima de 28% é relevante.

Segregação de receitas inconsistente: se a empresa presta serviços mas a maior parte do faturamento está sendo lançada como comércio (ou vice-versa), há erro de enquadramento que afeta a tributação.

Alíquota efetiva crescendo sem crescimento do faturamento: pode indicar erro de classificação ou mudança de faixa não prevista. Para entender melhor a lógica dos Anexos III e V e como a faixa de faturamento afeta a tributação, o artigo sobre Anexo III e V do Simples Nacional explica cada tabela em detalhe.

Se o Extrato Mostrar Algo Que Você Não Entende

O extrato do Simples Nacional é transparente: ele mostra exatamente como o DAS foi calculado. Se alguma informação não faz sentido com o que você sabe da sua empresa, pode ser sinal de erro na declaração, enquadramento incorreto ou mudança de alíquota não percebida.

Esses são justamente os pontos que um bom contador identifica antes que se tornem um problema maior. Se você está analisando o extrato sozinho e percebendo divergências que não sabe explicar, o guia sobre quando trocar de contador pode ajudar a identificar se o acompanhamento que você está tendo é adequado para o estágio da sua empresa.

A Facilite Monitora o Extrato da Sua Empresa Todo Mês

Conferir o extrato do Simples Nacional mensalmente, identificar variações no RBT12 e no Fator R e garantir que a segregação de receitas está correta são parte da rotina da contabilidade online da Facilite. Se algo mudar, você é avisado antes de virar problema.

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FAQ: Extrato do Simples Nacional

Onde fica o extrato do Simples Nacional? No Portal do Simples Nacional, dentro do sistema PGDAS-D, em "Declaração Mensal" > "Consultar Declarações". Para cada mês declarado, há um ícone de impressora na coluna "Extrato" que gera o PDF.

Preciso de certificado digital para acessar o extrato? Não obrigatoriamente. É possível acessar com Código de Acesso gerado no próprio portal do Simples Nacional, usando CNPJ, CPF do responsável e data de nascimento.

O que é o RBT12 no extrato? É a Receita Bruta Total dos últimos 12 meses. Determina em qual faixa da tabela progressiva do Simples Nacional a empresa está e, portanto, qual alíquota nominal é usada para calcular o DAS.

O que é o Fator R no extrato do Simples Nacional? É a relação entre a folha de pagamento dos últimos 12 meses (incluindo pró-labore e FGTS) e o RBT12. Se for 28% ou mais, a empresa de serviços tributa pelo Anexo III (6% inicial). Abaixo de 28%, tributa pelo Anexo V (15,5% inicial).

O extrato mostra se o DAS foi pago? Sim. O extrato mostra o DAS gerado para aquele período e se houve pagamento vinculado. Para reemitir um DAS não pago, acesse o PGDAS-D e use a opção "Consultar/Gerar DAS".

O que é uma declaração retificadora no extrato? É uma correção de uma declaração enviada anteriormente. A retificadora substitui integralmente a original. Se houver retificadora para um período, o extrato válido é o da retificadora.

Como saber se estou no anexo correto pelo extrato? Observe o Fator R e a alíquota efetiva. Se a empresa presta serviços e o Fator R está abaixo de 28%, está no Anexo V. Se acima, no Anexo III. Se a alíquota efetiva parece desproporcional ao faturamento, pode haver erro de enquadramento.