O que é departamento pessoal? Entenda a importância do setor no seu negócio!

Entender o que departamento pessoal e como ele funciona é essencial para o seu negócio, e colabora para o bom funcionamento das suas atividades.

Independente do segmento em que você atua, essa área poderá a organizar seus colaboradores e evitar problemas trabalhistas.

Além disso, também é responsável por gerenciar os principais documentos da sua empresa, o que garante que uma organização cumpra todas as suas obrigações e possa crescer da melhor forma possível.

Por isso, se você deseja manter a sua empresa regularizada, vale a pena entender mais sobre o que é departamento pessoal e qual a importância desse setor para o seu negócio. Confira as dicas desse conteúdo!

O que é departamento pessoal?

O departamento pessoal (DP) é o setor responsável pela gestão dos colaboradores de uma organização conforme as regras do sindicato da categoria e da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

Ele cuida de todos os documentos e atividades relacionados aos colaboradores de uma empresa, como:

• folha de pagamento;
• admissão;
• demissões;
• contratos de trabalho;
• férias.

Além disso, também possui competências como cuidar dos cuidados de trabalho e assegurar que os funcionários estão cumprindo todas as horas de trabalho. Pagamentos e descontos também são responsabilidades desse setor.

Em outras palavras, o departamento pessoal deve mediar e resolver todas as questões burocráticas relacionadas aos funcionários de uma empresa.

Qual a importância do departamento pessoal em uma empresa?

Saber o que é departamento pessoal garante que os funcionários sejam contratados e mantidos conforme a CLT, sendo fundamental para evitar problemas jurídicos para a organização.

Ainda, o DP organiza todos os documentos relacionados aos colaboradores, e emite declarações e guias que possibilitam que uma empresa se mantenha regularizada.

Sem entender a importância dessa área, a sua empresa pode ter problemas no controle dos empregados e no cumprimento de todas as obrigações contábeis.

Quais as principais rotinas do departamento pessoal?

As rotinas de um departamento pessoal podem variar conforme o tamanho da empresa.

Contudo, para realizar uma boa gestão e manter um negócio longe de problemas jurídicos, o setor deve controlar e realizar tarefas como:

1. Benefícios

Entender o que é departamento pessoal inclui conhecer as rotinas de administração e pagamento de benefícios aos trabalhadores, como:

• Vale-transporte, refeição, alimentação e cultura;
• Plano de saúde;
• Bolsa de estudos.

O setor deve cuidar do recolhimento das documentações para a gestão dos benefícios e dos possíveis descontos em folha conforme estabelecidos no contrato de trabalho.

2. Admissão e demissão

Na admissão de um funcionário, o DP cuida do cadastro, assinatura de carteira, exames médicos, e recolhimento dos dados para disponibilizar os benefícios conforme a lei exige para o novo colaborador.

Na demissão, ele realiza todos os procedimentos de rescisão que inclui o pagamento das verbas trabalhistas, incluindo:

• aviso-prévio;
• guia de recolhimento do FGTS;
• homologação;
• seguro desemprego;

Todas as tarefas burocráticas que se refere ao desligamento de um funcionário fazem parte das rotinas do Departamento Pessoal.

3. Apuração de ponto

A apuração de ponto é uma das formas que a empresa tem de garantir que o funcionário está cumprindo as horas de trabalho acordadas no contrato. Eles podem ser no formato:

• Manual;
• Mecânico;
• Eletrônico.

Ainda, é por meio do controle de ponto que o departamento pessoal pode fazer a gestão das escalas das equipes, e coletar as informações para transformá-las em dados na folha de pagamento.

4. Férias

Todo colaborador tem o direito de tirar férias pelo menos uma vez no ano, e entender o que é departamento pessoal ajudará a organizar esse recesso e realizar o pagamento correspondente ao período com mais praticidade.

Além disso, a equipe também deve realizar planejamentos para licenças, afastamentos e atestados médicos.

Também deve arquivar documentos e integrar todos os dados nas folhas de pagamentos, e entrar em contato com os órgãos públicos como INSS caso seja necessário.

5. Folha de pagamento

A folha de pagamento é uma das principais tarefas do departamento pessoal, visto que envolve responsabilidades como o recolhimento das informações do funcionário durante o mês.

Ainda, também se responsabiliza por cálculos como:

• Salário;
• Quantidade de horas extras trabalhadas;
• Adicionais e descontos;
• Benefícios;
• Contribuições sindicais.

É dessa forma que a empresa garante que todos os pagamentos sejam realizados corretamente e dentro do prazo.

Por isso, para auxiliar na gestão do departamento do seu negócio e otimizar tarefas vale a pena contar com a tecnologia e investir em metodologias ágeis, como a do Scrum.

Quais as diferenças entre departamento pessoal e recursos humanos?

As diferenças entre o que é departamento pessoal e recursos humanos estão, principalmente, nas atividades de cada setor.

Enquanto o DP é responsável pelas rotinas mais técnicas, como cálculos e contratações, o setor de Recursos Humanos interage mais diretamente com o próprio colaborador.

Em um primeiro momento, é função do RH ser responsável por:

• Recrutamento de funcionários;
• Treinamentos;
• Atração e Retenção de Talentos;
• Avaliação de Desempenho.

Por outro lado, entender o que é departamento pessoal e implementá-lo na sua empresa permite atender rotinas como:

• Admissão e demissão;
• Folha de pagamento;
• Gestão de benefícios;
• Controle de ponto.

Entretanto, tanto o RH quanto DP são responsáveis pelo relacionamento entre funcionários e empregador.

Principais erros para evitar em um departamento pessoal

Todos os setores de uma empresa estão sujeitos a erros, porém é fundamental evitar falhas que comprometam um negócio.

Por isso, é importante saber o que é departamento pessoal e quais as falhas que devem ser evitadas. Confira abaixo:

1. Ignorar leis trabalhistas

Ignorar as leis trabalhistas pode ocasionar sérios problemas para uma empresa, uma vez que, além de processos jurídicos gerarem perdas financeiras, eles também podem comprometer a reputação de uma organização.

Por isso, um departamento estruturado e organizado é imprescindível para que uma empresa tenha sucesso.

2. Não recolher encargos e tributos

Não recolher encargos e tributos pode gerar prejuízos para a empresa, como, por exemplo, problemas jurídicos e o comprometimento da receita.

Isso porque o atraso dos encargos sociais e trabalhistas pode prejudicar o recebimento de benefícios do trabalhador, levando a indenizações onerosas e danos financeiros.

3. Evitar atualizações constantes

Estudar e se manter atualizado é um dos caminhos mais seguros para dar conhecer o que é departamento pessoal e quais os seus processos.

Por esse motivo, busque sempre atualizações constantes, para manter os processos modernos, práticos e conforme as normas.

Departamento pessoal interno ou externo? Qual a melhor alternativa?

Ao optar por um departamento pessoal interno, você pode acompanhar todos os dados da empresa de perto e analisar a fundo todo o seu funcionamento.

Enquanto isso, com um DP externo, a sua empresa pode ter mais praticidade, mas comprometer a centralização de informações, e, com isso, as tomadas de decisões do seu negócio.

Assim, a melhor alternativa é aquela que se adéque com o porte da organização e com os seus objetivos.

Para encontrar a melhor opção, lembre-se de estudar o que é departamento pessoal e conhecer as características de cada opção.

E para ficar por dentro das novidades do mundo empresarial e aprender mais dicas sobre gestão financeira, acesse o nosso blog!

Procurando uma contabilidade online capaz de auxiliar no seu negócio? Não deixe de falar com nossos analistas e conheça as nossas soluções para fazer com que sua empresa funcione da melhor forma possível.