Benefício ou despesa? Como o vale-alimentação influencia a contabilidade da empresa

O que é o vale-alimentação e seu funcionamento

O vale-alimentação é um benefício oferecido pelas empresas aos seus funcionários para a compra de alimentos em supermercados, mercearias e demais estabelecimentos. Diferente do vale-refeição, que é usado para o consumo de refeições em restaurantes, o vale-alimentação possibilita que o trabalhador compre seus produtos alimentícios para serem preparados em casa.

Normalmente esse benefício é concedido por meio de cartões eletrônicos recarregáveis todo mês. A empresa determina o valor conforme política interna e convenção coletiva da categoria, e os créditos são depositados diretamente nos cartões.

Porém, o que muitos gestores não sabem é que oferecer o benefício pode ser muito mais do que uma forma de agradar o colaborador, e sim, pode ser um diferencial estratégico e até mesmo gerar economia tributária.

PAT: o que é o Programa de Alimentação do Trabalhador e o que a lei define sobre a concessão do benefício?

Criado pela Lei nº 6.321/76 e regulamentado pelo Decreto nº 10.854/21, o PAT é um programa do governo federal com incentivos às empresas que disponibilizam alimentação adequada aos trabalhadores. As empresas que aderem ao PAT podem deduzir até 4% do imposto de renda devido, se cumprirem as exigências do programa.

A adesão é voluntária, mas empresas enquadradas no regime de Lucro Real, têm uma vantagem fiscal considerável com esse programa. 

O benefício pode ser oferecido de formas variadas que incluem: 

• Refeição pronta;

• Vale-refeição ou vale-alimentação;

Desde que respeitem as diretrizes nutricionais definidas pelo Ministério do Trabalho.

Para empresas inscritas no PAT, é importante lembrar que o valor do benefício não possui natureza salarial, sendo assim, não integra o salário para efeitos de FGTS, INSS ou férias, por exemplo. E isso reduz encargos e obrigações trabalhistas.

Diferença entre custo e despesa: saiba como classificar e onde a alimentação se enquadra

Essa é uma dúvida comum na contabilidade de muitas empresas. É necessário diferenciar dois conceitos fundamentais, para entender o impacto do vale-alimentação:

• Custos: são todos os gastos relacionados diretamente à produção de bens ou serviços. Como por exemplo: matéria-prima, mão de obra da linha de produção.
  
  

• Despesas: aqui ficam os gastos operacionais que mantêm a estrutura da empresa funcionando. Exemplo: energia elétrica da administração, marketing, folha de pagamento do setor comercial.

Como o  vale-alimentação não está ligado de forma direta à produção, é classificado como despesa operacional. Na contabilidade ele entra como despesa com benefícios ou despesa com pessoal, dependendo da estrutura contábil da empresa.

Por esse motivo, é essencial contabilizá-lo corretamente, mantendo a transparência financeira e assim, possibilitar o uso de incentivos fiscais, como os do PAT.

Quais são as normas para fornecimento de vale-alimentação ou alimentação na empresa?

Apesar do benefício não ser obrigatório por lei, ele pode se tornar em situações, como:

• Acordo ou convenção coletiva de trabalho
  
  

• Política interna da empresa
  
  

• Adesão ao PAT

Algumas regras importantes precisam ser levadas em consideração:

1. Não deve haver substituição em dinheiro.
   
   

2. O valor do benefício deve ser igualitário, e respeitar critérios claros como jornada ou cargo.
   
   

3. A empresa é obrigada a manter registros contábeis e fiscais corretos, principalmente se aderir ao PAT.
   
   

4. Empresas do lucro real precisam se atentar à documentação comprovando a destinação correta dos valores.

Essas regras são para evitar desvios de finalidade e garantir a transparência da concessão do benefício. Para as empresas que possuem planos estruturados de remuneração e benefícios, o vale-alimentação sendo bem gerenciado pode ser um ponto forte na gestão de pessoas.

Como contabilizar despesas com refeições?

Na prática contábil, os gastos com vale-alimentação devem ser lançados como despesas operacionais com pessoal, na conta de benefícios.

A seguir, um exemplo básico de lançamento:

Débito: Despesas com benefícios (DRE)

Crédito: Obrigações a pagar / Conta corrente / Cartão de benefício

Se a empresa estiver inscrita no PAT, também precisa contabilizar os valores deduzidos do IRPJ em conta específica, como:

Débito: IRPJ a pagar

Crédito: Receita de incentivos fiscais

As empresas que usam os serviços de uma contabilidade online contam com automatização desses processos, assegurando conformidade e segurança fiscal. Essa prática previne erros que poderiam gerar problemas com o fisco e ainda facilita o planejamento financeiro.

Existem incentivos fiscais para empresas que oferecem vale-alimentação para os colaboradores?

Sim! O principal incentivo é a dedução de até 4% no IRPJ para empresas do lucro real devidamente inscritas no PAT.

Além disso, alguns valores pagos como vale-alimentação não são considerados salário, desde que observadas as regras do programa. Isso significa que:

• Não há incidência de encargos como INSS, FGTS e 13º salário sobre o benefício.
  
  

• Não entra na base de cálculo de férias e rescisões.

Por isso, além do apelo social, o benefício se transforma em um instrumento de eficiência tributária e economia trabalhista. A boa gestão do vale-alimentação contribui de forma direta para a competitividade da empresa.

Quais vantagens a empresa tem ao oferecer vale-alimentação para os colaboradores?

As vantagens vão além da dedução fiscal, e proporcionam ganhos para a empresa em diversos níveis, que incluem:

• Atração e retenção de talentos: é um diferencial competitivo no mercado de trabalho.
  
  

• Aumento da produtividade: colaboradores bem alimentados têm mais disposição e foco.
  
  

• Melhoria no clima organizacional: o benefício demonstra cuidado da empresa com o bem-estar do time.
  
  

• Redução de turnover: empresas que cuidam da saúde financeira e alimentar dos colaboradores mantêm equipes mais estáveis.
  
  

• Cumprimento de obrigações legais e sindicais, especialmente em setores com convenções coletivas mais rígidas.
  
  

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O vale-alimentação é mais do que uma despesa. Se for bem planejado e contabilizado da forma correta, se torna uma ferramenta estratégica para redução de custos, engajamento de colaboradores e conformidade fiscal.

Mas para isso funcionar na prática, é necessário ter uma assessoria contábil moderna, confiável e personalizada. A Facilite Contabilidade Online oferece suporte humanizado e tecnológico ao mesmo tempo.

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