Como Preencher o Form SS-4 Corretamente: Guia Para Brasileiros Obterem o EIN

Campo a Campo: Como Preencher o Form SS-4

Linha 1: Legal Name of Entity

Escreva o nome legal completo da LLC exatamente como aparece nos Articles of Organization. Não abrevie a menos que a abreviação faça parte do nome oficial. Se a sua empresa se chama "Silva Consulting LLC", escreva "Silva Consulting LLC" sem variações.

Erro frequente: usar o nome pessoal do sócio nessa linha. A Linha 1 é o nome da empresa, não do dono.

Linha 2: Trade Name

Se a LLC opera sob um nome diferente do nome legal, o DBA (doing business as), escreva aqui. Se a empresa não usa nome fantasia diferente do nome legal, deixe em branco.

Linha 3: Executor, Trustee, Care Of

Na maioria dos casos de LLC padrão, essa linha fica em branco. Preencha apenas se a correspondência do IRS deve ser direcionada a uma pessoa ou entidade específica diferente da LLC.

Linha 4a: Mailing Address

Endereço de correspondência da LLC. Para brasileiros sem endereço físico nos EUA, o endereço do agente registrado no estado de constituição da LLC é a opção mais comum. Escreva o endereço completo em inglês: número, nome da rua, cidade, estado e CEP americano.

Linha 4b: City, State, ZIP Code

Cidade, estado e CEP correspondentes ao endereço da linha 4a. Se o endereço for nos EUA, use o formato americano. Se for endereço no exterior, use a linha 5a e 5b.

Linha 5a e 5b: Street Address (se diferente da Linha 4)

Se o endereço físico da empresa for diferente do endereço de correspondência, preencha aqui. Para a maioria das LLCs de brasileiros, este campo fica em branco porque o endereço de correspondência e o endereço físico são os mesmos, que é o do agente registrado.

Linha 6: County and State Where Principal Business Is Located

Se a LLC tiver operações físicas nos EUA, escreva o condado e o estado. Para LLCs sem presença física americana, escreva o estado de constituição da LLC. Exemplo: "New Castle County, Delaware" para uma LLC do Delaware.

Linha 7a: Name of Responsible Party

Esse campo é crítico. O IRS define o responsible party como o indivíduo que possui, controla ou exerce controle efetivo sobre a entidade e seus ativos. Para uma Single-Member LLC de propriedade de um brasileiro, o responsible party é o próprio dono, a pessoa física.

Escreva seu nome completo exatamente como aparece no seu passaporte ou documento de identidade.

Linha 7b: SSN, ITIN, or EIN

Aqui vai o número de identificação pessoal do responsible party. Para brasileiros com ITIN, coloque o ITIN nessa linha. Se você não tem ITIN nem SSN, escreva "foreign" ou "N/A" nessa linha e envie o SS-4 por fax para o número internacional do IRS. Por telefone, o atendente pode processar a solicitação mesmo sem esse número. Se você pretende ter uma LLC operacional de longo prazo, o caminho mais seguro é obter o ITIN antes ou logo após o EIN para simplificar o compliance fiscal como um todo.

Linha 8a: Is This Application for a Limited Liability Company?

Marque "Yes" para LLC. Essa linha ativa as linhas 8b e 8c que se aplicam ao tipo de entidade.

Linha 8b: Number of LLC Members

Para uma Single-Member LLC, escreva "1". Para uma Multi-Member LLC, escreva o número correto de sócios.

Linha 8c: Tax Classification

Essa linha define como a LLC será tratada pelo IRS para fins fiscais. Para uma Single-Member LLC de propriedade estrangeira que não fez nenhuma eleição de classificação diferente, a classificação é Disregarded Entity. Marque a opção correspondente.

Se a LLC tiver mais de um sócio e não fez eleição para ser tributada como corporation, a classificação padrão é Partnership.

Atenção: a classificação fiscal da LLC no SS-4 não é permanente e pode ser alterada posteriormente via Form 8832, mas é importante declarar a classificação correta desde o início para evitar complicações nas obrigações acessórias.

Linha 9a: Type of Entity

Marque "Other" e escreva "Disregarded Entity" na linha em branco ao lado. Esse é o procedimento correto para uma Single-Member LLC de propriedade estrangeira conforme as instruções do IRS (Rev. Dezembro 2025). Não marque Corporation nem Partnership.

Linha 9b: State or Foreign Country

Escreva o estado de constituição da LLC. Exemplos: "DE" para Delaware, "WY" para Wyoming, "FL" para Florida.

Linha 10: Reason for Applying

Marque "Started new business" para LLCs recém-abertas. Se estiver obtendo o EIN por outro motivo, como uma LLC que já existia mas nunca obteve EIN, marque a opção correspondente.

Linha 11: Date Business Started or Acquired

Data de constituição da LLC, no formato MM/DD/YYYY. Use a data que consta nos Articles of Organization.

Linha 12: Closing Month of Accounting Year

Para a maioria das LLCs de brasileiros, o ano fiscal termina em dezembro. Escreva "December".

Linha 13: Highest Number of Employees Expected in Next 12 Months

Se a LLC não vai ter funcionários, escreva "0" nas três categorias: Agricultural, Household e Other. Para LLCs de brasileiros prestando serviços sem funcionários americanos, o preenchimento padrão é "0" nas três linhas.

Linha 14: Do You Want to File Form 944?

Na versão atual do formulário (Rev. Dezembro 2025), a Linha 14 pergunta se você quer arquivar o Form 944 anualmente em vez do Form 941 trimestralmente. Essa opção é elegível apenas quando a obrigação tributária de emprego é de US$ 1.000 ou menos no ano. Para LLCs sem funcionários, marque "No". Marcar "Yes" pode criar a obrigação de arquivar o Form 944 desnecessariamente.

Linha 15: First Date Wages or Annuities Were Paid or Will Be Paid

Se não há funcionários nem folha de pagamento prevista, deixe em branco.

Linha 16: Principal Activity

Descreva a atividade principal da empresa em inglês, de forma objetiva. Exemplos: "Software development services", "Consulting services", "E-commerce retail", "Digital marketing services". Seja específico o suficiente para que o IRS entenda o setor de atuação.

Linha 17: Indicate Principal Line of Merchandise Sold, Specific Construction Work Done, Products Produced, or Services Provided

Detalhe o que a empresa vende ou oferece. Exemplos: "Custom software development for international clients", "Business consulting for Brazilian companies", "Online courses and digital products".

Linha 18: Has the Applicant Entity Shown on Line 1 Ever Applied for and Received an EIN?

Para LLC nova que nunca teve EIN, marque "No". Se a LLC já teve EIN anteriormente por algum motivo, marque "Yes" e forneça as informações solicitadas.

Assinatura

O formulário deve ser assinado pelo responsible party identificado na Linha 7a. Coloque seu nome, título (para Single-Member LLC use "Member" ou "Owner"), número de telefone com código do país e data.

Como Enviar o SS-4: As Opções Para Brasileiros

Como não residente americano sem SSN, você tem duas opções práticas para obter o EIN via SS-4.

Por fax: é o método mais comum e eficiente para não residentes. O SS-4 preenchido e assinado deve ser enviado por fax para o número internacional do IRS: +1 304-707-9471. O prazo de resposta é de aproximadamente 4 dias úteis. O IRS envia o EIN de volta para o número de fax que você informar no formulário, por isso é obrigatório incluir um número de fax de retorno. Serviços de fax online como Fax.Plus, HelloFax ou eFax permitem enviar e receber fax sem aparelho físico.

Por telefone: o IRS atende solicitações de EIN por telefone para aplicantes internacionais no número +1 267-941-1099, de segunda a sexta das 6h às 23h Eastern Time (ET). O EIN é fornecido na mesma ligação. Você precisará ter o SS-4 preenchido em mãos para responder as perguntas do atendente.

Por correio: possível, mas o prazo é de 4 a 5 semanas. Para brasileiros que precisam do EIN para abrir conta bancária ou ativar plataformas de pagamento, esse prazo é impraticável na maioria dos casos. Use fax ou telefone.

A opção online do IRS, que gera o EIN instantaneamente, não está disponível para aplicantes com endereço fora dos EUA. Se você tentar usar essa opção com endereço brasileiro, o sistema vai rejeitar a solicitação.

Os Erros Mais Comuns No Preenchimento do SS-4

Usar o nome pessoal na Linha 1. A Linha 1 é o nome da LLC, não do dono. Confundir os dois gera rejeição imediata.

Deixar a Linha 7b em branco sem informação. O IRS espera um número de identificação do responsible party. Se você não tem ITIN, escreva "foreign" ou "N/A" na linha. Deixar completamente em branco pode gerar atraso ou pedido de informação adicional.

Classificar incorretamente o tipo de entidade nas Linhas 8c e 9a. Uma Single-Member LLC de propriedade estrangeira que não fez eleição diferente é Disregarded Entity. Na Linha 9a, marque "Other" e escreva "Disregarded Entity". Marcar incorretamente como Corporation ou Partnership gera obrigações fiscais diferentes das previstas e pode comprometer a entrega correta do Form 5472.

Marcar "Yes" na Linha 14 sem ter funcionários. Para LLCs sem folha de pagamento, a resposta correta é "No". Marcar "Yes" cria a obrigação de arquivar o Form 944 desnecessariamente.

Não incluir número de fax de retorno. Sem o número de fax de retorno preenchido no formulário, o IRS não tem como devolver o EIN após processar o pedido por fax.

Assinar com nome diferente do informado na Linha 7a. O signatário deve ser o mesmo responsible party identificado no formulário.

O Que Vem Depois do EIN

O EIN recebido vem acompanhado da carta CP 575, o documento oficial de confirmação do número. Guarde essa carta. Bancos e plataformas de pagamento podem solicitá-la como comprovante do EIN. Se perder a CP 575, é possível solicitar uma carta de verificação alternativa, a 147C, diretamente ao IRS por telefone.

Com o EIN em mãos, os próximos passos são a abertura de conta bancária americana e a ativação das plataformas de pagamento. E desde o primeiro ano com EIN ativo, a obrigação de entregar o Form 5472 e o pro forma Form 1120 anualmente já existe, mesmo que a LLC não tenha tido receita. Entenda os riscos de ignorar essa obrigação no artigo sobre o Form 5472 e a multa de US$ 25.000.

Se você ainda está na fase de decidir abrir a LLC e quer entender todo o processo desde o início, veja nosso guia completo de abertura de empresa nos EUA.

A Facilite Pode Ajudar

Preencher o SS-4 corretamente na primeira tentativa evita semanas de atraso e retrabalho. A Facilite cuida do preenchimento e envio do SS-4 para brasileiros donos de LLC, do acompanhamento do processo junto ao IRS até o recebimento da CP 575, e da orientação sobre as obrigações que surgem a partir do momento em que o EIN é emitido.

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FAQ: Form SS-4 Para Brasileiros

Preciso de ITIN para preencher o SS-4? Não é obrigatório ter ITIN para solicitar o EIN. Se não tiver ITIN, escreva "foreign" ou "N/A" na Linha 7b e envie por fax, ou ligue para o IRS e o atendente processa a solicitação mesmo sem o número. Se você pretende ter uma LLC operacional de longo prazo, obter o ITIN antes ou logo após o EIN facilita o compliance fiscal como um todo.

Posso usar o endereço do Brasil no SS-4? Sim. O endereço de correspondência pode ser no Brasil. Nesse caso, preencha as linhas 4a e 4b com o endereço brasileiro. Mas lembre-se: o IRS vai enviar a CP 575 para esse endereço por correio, o que pode demorar semanas. Por fax, a resposta é mais rápida e vai para o número informado no formulário.

Quanto tempo leva para receber o EIN? Por telefone: na mesma ligação. Por fax: em média 4 dias úteis. Por correio: 4 a 5 semanas.

O EIN tem custo? Não. O IRS não cobra pela emissão do EIN. Qualquer cobrança pela obtenção do EIN é de serviço de terceiros, como escritórios de contabilidade ou plataformas intermediárias, não do IRS diretamente.

Posso ter mais de um EIN para a mesma LLC? Não. Cada LLC tem um único EIN que permanece com ela durante toda a sua existência. Se o EIN for atribuído corretamente, não é necessário e nem possível solicitar um segundo para a mesma entidade.

O que acontece se eu preencher errado e o IRS rejeitar? Você precisará reenviar o SS-4 corrigido. Por fax, isso significa mais dias de espera. Por telefone, é possível corrigir no momento da ligação com o atendente. Por isso o preenchimento correto na primeira tentativa é importante, especialmente para quem precisa do EIN com urgência para abrir conta bancária ou ativar plataformas de pagamento.

O SS-4 precisa ser em inglês? Sim. O formulário é do IRS e deve ser preenchido inteiramente em inglês.