ECF 2026: O Que É, Quem Deve Entregar e Como Preparar Antes do Prazo de Julho

O Que É a ECF

A Escrituração Contábil Fiscal é uma obrigação acessória que integra o SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital. Ela existe desde 2014, quando substituiu a antiga DIPJ, a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica.

A função da ECF é reunir, em um único arquivo digital, todas as informações contábeis e fiscais que sustentam o cálculo do IRPJ e da CSLL de uma empresa no ano. Não é uma simples declaração de valores. É a demonstração completa de como a empresa chegou naqueles valores: o lucro contábil, os ajustes de adição e exclusão previstos na legislação fiscal, as compensações de prejuízo fiscal, os incentivos aproveitados e o resultado final que define o imposto devido.

Para empresas do Lucro Real, a ECF inclui o e-LALUR, o Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real, e o e-LACS, equivalente para a base da CSLL. São esses livros que registram, linha a linha, cada adição e exclusão feita para transformar o lucro contábil em lucro fiscal.

A Receita Federal usa a ECF como instrumento de cruzamento. As informações declaradas são comparadas com a ECD, com a DCTFWeb e com outras obrigações acessórias da empresa. Qualquer inconsistência entre esses documentos é identificada automaticamente pelo sistema, o que aumenta a exposição a fiscalização para empresas que não mantêm os dados alinhados entre uma escrituração e outra.

Quem É Obrigado a Entregar a ECF em 2026

A regra geral é abrangente: todas as pessoas jurídicas devem entregar a ECF, incluindo empresas do Lucro Real, Lucro Presumido, Lucro Arbitrado, e entidades imunes ou isentas.

Estão dispensadas da ECF:

Empresas optantes pelo Simples Nacional. Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas. Pessoas jurídicas inativas, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021: aquelas que não realizaram nenhuma atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário, incluindo aplicações no mercado financeiro ou de capitais.

Atenção a um mal-entendido comum: "sem movimento" não é o mesmo que "inativa". Uma empresa que não faturou no ano, mas teve depreciação de bens, pagou honorários ao contador, pagou energia elétrica ou recebeu aporte de capital dos sócios, já teve movimentação e não se qualifica como inativa para esse fim. Ela continua obrigada a entregar a ECF normalmente.

Se a sua empresa tem filiais, a entrega da ECF é feita de forma centralizada, sempre pelo CNPJ da matriz. No caso de Sociedade em Conta de Participação (SCP), a ECF deve ser transmitida separadamente, com o CNPJ da sócia ostensiva e o código de cada SCP envolvida.

A Dependência Que Pode Atrasar Sua ECF: a ECD

Existe um ponto técnico que costuma pegar empresas desprevenidas: a ECF depende dos dados da ECD, a Escrituração Contábil Digital. O prazo da ECD 2026 é 30 de junho, um mês antes da ECF.

A ECD recupera o plano de contas e os saldos contábeis da empresa. A ECF, por sua vez, importa automaticamente esses dados da ECD para compor a apuração do IRPJ e da CSLL. Se a ECD atrasar, a ECF atrasa por consequência, porque não há como gerar a escrituração fiscal sem a base contábil que a alimenta.

E as multas, nesse cenário, não se cancelam entre si. São obrigações independentes, com penalidades independentes. Atrasar a ECD não atrasa apenas um prazo, atrasa dois, com duas multas separadas.

Por isso, antes de pensar na ECF, a primeira pergunta que vale fazer é: a ECD da sua empresa já foi transmitida e confirmada pelo SPED?

O Que É Novo no Leiaute 12

Para o ano-calendário de 2025, a Receita Federal implementou o leiaute 12 da ECF, que trouxe validações e campos adicionais ao sistema. Os pontos de atenção mais relevantes:

Novas validações automáticas. O sistema passou a cruzar informações com mais rigor, o que significa que inconsistências que antes passavam despercebidas agora geram alertas e podem travar a transmissão.

Registro Y570 de rendimentos isentos. Esse registro passou a ter validação automática mais detalhada, exigindo atenção redobrada de empresas que distribuem rendimentos isentos ou não tributáveis.

CEBAS para entidades imunes ou isentas. Entidades das áreas de educação, saúde ou assistência social que possuem o Certificado de Entidade Beneficente de Assistência Social devem informar o número do certificado ao identificar donatários ou destinatários de deduções de IRPJ e CSLL.

CNPJ alfanumérico. O sistema passou a aceitar o novo formato de CNPJ com letras e números, acompanhando a modernização cadastral da Receita Federal.

Antes de transmitir, confirme que o seu sistema contábil ou o software usado para gerar o arquivo já está na versão compatível com o leiaute 12. Usar uma versão desatualizada é uma das causas mais comuns de erro de validação na última hora.

As Multas da ECF: Quanto Custa Atrasar ou Errar

As penalidades da ECF mudam conforme o regime tributário da empresa.

Empresas do Lucro Real

A multa por não apresentação ou apresentação em atraso é de 0,25% por mês-calendário ou fração, sobre o lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL no período da apuração, limitada a 10%.

Esse valor tem dois tetos absolutos: R$ 100.000 para empresas que tiveram receita bruta total igual ou inferior a R$ 3,6 milhões no ano-calendário anterior, e R$ 5.000.000 para as demais.

A multa pode ser reduzida conforme o momento da entrega, mesmo em atraso:

Redução de 90%, se entregue em até 30 dias após o prazo. Redução de 75%, se entregue em até 60 dias após o prazo. Redução de 50%, se entregue depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício da Receita. Redução de 25%, se entregue dentro do prazo fixado em uma intimação.

Quando não houver lucro líquido no período, a base de cálculo da multa usa o lucro líquido do último período de apuração informado, atualizado pela taxa Selic até o encerramento do período da escrituração.

Empresas do Lucro Presumido, Arbitrado, Imunes e Isentas

Para esses contribuintes, a multa por atraso segue uma lógica diferente: 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta do período da escrituração, limitada a 1% dessa receita.

Essa multa também admite redução: à metade, se cumprida após o prazo mas antes de procedimento de ofício, ou a 75%, se cumprida dentro do prazo fixado em intimação.

Informações Incorretas, Omitidas ou Inexatas

Independentemente do regime, declarar a ECF com erros, omissões ou inexatidões gera multa de 3% sobre o valor omitido, inexato ou incorreto, com mínimo de R$ 100.

Essa multa específica não é devida se a empresa corrigir o erro antes do início de qualquer procedimento de ofício. Se a correção ocorrer dentro do prazo fixado em uma intimação, a multa é reduzida em 50%.

O código de DARF usado para o recolhimento da multa por entrega em atraso é o 3624.

Como Funciona a Retificação

A ECF pode ser retificada a qualquer momento, dentro do prazo de 5 anos. O procedimento é simples no nível técnico: o campo 12 do Registro 0000 precisa ser preenchido com "S" para indicar que se trata de uma ECF retificadora.

Alguns pontos importantes sobre a retificação:

Retificações feitas depois do início de uma fiscalização não reduzem as multas já aplicadas. Se a retificação aumentar o valor do imposto devido, incide Selic a partir do prazo original de entrega, não da data da retificação. Erros identificados antes de qualquer notificação da Receita devem ser corrigidos imediatamente, porque corrigir voluntariamente é sempre mais barato do que esperar ser notificado. Não é permitida ECF retificadora quando o objetivo for alterar o regime de tributação que já foi adotado, exceto nos casos específicos previstos pela legislação para fins de lucro arbitrado.

Como a ECD alimenta a ECF, se houver alteração relevante na ECD depois de transmitida, é provável que a ECF também precise ser retificada para manter a consistência entre as duas escriturações.

Como Preparar a Sua Empresa Antes do Prazo

Uma rotina simples de preparação reduz drasticamente o risco de erro ou atraso:

Feche a contabilidade do ano completo. Lançamentos, provisões, depreciações e conciliações bancárias de 2025 precisam estar fechados antes de gerar qualquer arquivo. Pendências aqui aparecem como erros de validação mais adiante.

Confirme a entrega da ECD. Sem a ECD transmitida e confirmada, a ECF não tem a base de dados que precisa para ser gerada corretamente.

Para Lucro Real, revise o e-LALUR. Confira o saldo de prejuízos fiscais compensáveis e todas as adições e exclusões do período.

Para Lucro Presumido, valide os registros conforme o leiaute 12. As novas regras de validação tornam mais importante revisar esses registros antes da transmissão.

Use a versão mais recente do Programa Validador e Assinador (PVA) da ECF. O programa está disponível no site do SPED, em sped.rfb.gov.br. A versão precisa ser compatível com o leiaute 12.

Faça testes antecipados no sistema. Gerar o arquivo e validá-lo com antecedência permite identificar e corrigir inconsistências com calma, em vez de descobrir um erro no último dia.

Guarde o recibo de entrega. O arquivo RECIBO.REC é a prova de que a transmissão foi feita dentro do prazo. Guarde esse comprovante junto aos demais documentos fiscais da empresa.

Se a sua empresa ainda não revisou a estrutura tributária para o restante do ano, vale aproveitar este momento de organização contábil para também avaliar oportunidades de economia fiscal. O artigo sobre planejamento tributário para o 2º semestre de 2026 explica por que junho e julho são os meses certos para essa revisão, e ela se conecta diretamente com os dados que alimentam a própria ECF.

A Facilite Pode Ajudar Sua Empresa Com a ECF

Preparar a ECF exige atenção a detalhes que vão da consistência entre ECD e ECF até a correta aplicação do novo leiaute 12. Um erro de validação na última semana de julho custa tempo que a sua empresa não tem disponível. A Facilite oferece contabilidade online com acompanhamento das obrigações do SPED, incluindo ECD e ECF, para que sua empresa chegue ao prazo com tudo pronto.

Veja os planos da Facilite

FAQ: ECF 2026

Qual é o prazo de entrega da ECF 2026? 31 de julho de 2026, até as 23h59min59s, horário de Brasília. Esse prazo se refere ao ano-calendário de 2025.

Minha empresa é do Simples Nacional. Preciso entregar a ECF? Não. Empresas optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas da ECF, assim como órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e empresas verdadeiramente inativas, ou seja, que não tiveram nenhuma atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário. Atenção: não faturar não é o mesmo que ser inativa. Se houve qualquer movimentação, como pagamento de honorários contábeis ou depreciação de bens, a empresa continua obrigada a entregar a ECF.

Preciso entregar a ECD antes da ECF? Sim. A ECF recupera automaticamente os dados contábeis da ECD para compor a apuração do IRPJ e da CSLL. O prazo da ECD 2026 é 30 de junho, um mês antes do prazo da ECF. Atrasar a ECD compromete diretamente a entrega da ECF.

Qual é a multa por atraso na entrega da ECF para empresas do Lucro Real? 0,25% por mês-calendário ou fração, sobre o lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL, limitada a 10%, com teto de R$ 100.000 para empresas com receita bruta anual até R$ 3,6 milhões, ou R$ 5.000.000 para as demais. A multa pode ser reduzida em até 90% se a entrega ocorrer logo após o prazo.

E para empresas do Lucro Presumido? A multa por atraso é de 0,02% por dia, calculada sobre a receita bruta do período, limitada a 1% dessa receita.

Posso corrigir a ECF depois de entregue? Sim, por meio de uma ECF retificadora, dentro do prazo de 5 anos. Se a correção aumentar o imposto devido, incide Selic a partir do prazo original. Se a fiscalização já tiver começado, a retificação não reduz as multas já aplicadas.

O que é o leiaute 12 da ECF? É a versão do sistema usada para a escrituração do ano-calendário de 2025, com novas validações automáticas, atenção especial ao registro de rendimentos isentos (Y570), exigência do número do CEBAS para entidades imunes ou isentas elegíveis, e suporte ao novo formato alfanumérico de CNPJ.

O que acontece se eu declarar a ECF com informações incorretas? Multa de 3% sobre o valor omitido, inexato ou incorreto, com mínimo de R$ 100. Essa multa não é devida se a empresa corrigir o erro antes do início de qualquer procedimento de ofício da Receita Federal.