Como Emitir Fatura na Estônia: Tutorial Passo a Passo para Clientes com OÜ | Facilite

Este tutorial é para você que tem uma OÜ estoniana com número de VAT ativo (KMKR). Ele cobre os campos obrigatórios em qualquer fatura, como verificar o VIES do cliente e os 7 cenários de faturamento com as instruções exatas para cada um.

Guarde este link. Você vai consultar ele sempre que tiver dúvida antes de emitir.

1. Campos Obrigatórios em Qualquer Fatura

Independentemente do cenário, toda fatura emitida pela sua OÜ estoniana precisa ter os campos abaixo. Se faltar qualquer um deles, a fatura é inválida perante a EMTA.

Dica: Use um software de faturação como Wise, Stripe, Wave, Zoho Invoice ou InvoiceNinja. Esses programas preenchem os campos obrigatórios automaticamente e evitam erros. Não emita faturas no Word ou Excel, o risco de erro é altíssimo.

2. Como Verificar o VIES do Cliente

O VIES é o sistema europeu que confirma se uma empresa tem número de VAT válido e ativo na UE. Verifique sempre antes de emitir fatura para empresa europeia.

Como verificar:

1. Acesse: ec.europa.eu/taxation_customs/vies/

2. Selecione o país do cliente no menu

3. Insira o número de VAT do cliente (sem o prefixo do país)

4. Clique em "Verify"

Resultado "Yes, valid VAT number" → VIES ativo → aplique Reverse Charge (Cenário 5)

Resultado "No, invalid VAT number" → VIES inativo → cobre 24% de VAT (Cenário 6)

Guarde sempre o PDF ou screenshot da consulta no momento da emissão. É a sua prova documental caso a EMTA questione.

3. Os 7 Cenários de Faturamento

Identifique qual cenário corresponde ao seu cliente e siga as instruções. Em caso de dúvida, contacte a Facilite antes de emitir, nunca depois.

Cenário 1: Fatura para empresa na Estônia (B2B)

VAT a cobrar: 24%

Como preencher:

1. Coloque o nome, morada e número de VAT (EE...) da empresa cliente.

2. Calcule 24% de VAT sobre o valor do serviço.

3. Mostre separados: valor sem VAT, valor do VAT e total com VAT.

4. Inclua os seus dados bancários (IBAN Wise ou Revolut).

5. Nenhuma menção especial necessária. É uma fatura nacional normal.

Ambas as empresas estão na Estônia. O VAT é sempre 24%.

Cenário 2: Fatura para pessoa física na Estônia (B2C)

VAT a cobrar: 24%

Como preencher:

1. Coloque o nome completo e morada da pessoa.

2. Não precisa do número de VAT (pessoa física não tem).

3. Calcule 24% de VAT sobre o valor do serviço.

4. Mostre separados: subtotal, VAT e total.

5. Inclua os seus dados bancários.

Cenário 3: Fatura para pessoa física dentro da União Europeia (B2C, não Estônia)

VAT a cobrar: 24% VAT estoniano*

Como preencher:

1. Coloque o nome completo, morada e país de residência da pessoa.

2. Não precisa de número de VAT.

3. Aplique 24% de VAT estoniano, válido enquanto o total anual de vendas B2C para outros países da UE for inferior a €10.000.

4. Mostre separados: subtotal, VAT e total.

5. Se as suas vendas B2C para a UE ultrapassarem €10.000 por ano, contacte a Facilite, pois pode precisar de OSS.

* Se vender mais de €10.000/ano para consumidores europeus (total de todos os países UE), o VAT pode passar a ser do país do cliente via OSS. Verifique com a Facilite.

Cenário 4: Fatura para pessoa física fora da União Europeia (B2C)

VAT a cobrar: 0% (Exportação)

Menção obrigatória na fatura:

"VAT 0% — Export of services outside the European Union (Art. 15 KMS)"

Como preencher:

1. Coloque o nome completo, morada e país da pessoa.

2. Coloque 0% no campo de VAT. Valor do VAT = €0,00.

3. Inclua a menção obrigatória na fatura (texto exato acima).

4. Não cobre nenhum VAT. O serviço está fora do âmbito europeu.

Exemplos: cliente no Brasil, EUA, Canadá, Austrália, Dubai, etc. Fora da UE = 0% sempre.

Cenário 5: Fatura para empresa na UE com VIES ativo (B2B Reverse Charge)

VAT a cobrar: 0% (Reverse Charge)

Menção obrigatória na fatura:

"Reverse Charge — VAT 0% (Art. 44 Directive 2006/112/EC). The VAT liability is transferred to the recipient."

Como preencher:

1. Primeiro: verifique o VIES do cliente em ec.europa.eu/taxation_customs/vies/. Deve aparecer "Yes, valid VAT number".

2. Guarde o PDF da confirmação VIES.

3. Coloque o número de VAT do cliente na fatura (obrigatório).

4. Coloque 0% no campo de VAT. Valor do VAT = €0,00.

5. Inclua a menção obrigatória exata na fatura (texto acima).

6. O cliente declara e paga o VAT no próprio país. Não é responsabilidade sua.

Se emitir com 0% sem verificar o VIES e o cliente não tiver VAT ativo, você fica responsável pelo VAT não cobrado. Sempre verifique antes.

Cenário 6: Fatura para empresa na UE sem VIES ativo (B2B)

VAT a cobrar: 24% VAT estoniano

Como preencher:

1. Verificou no VIES e apareceu "No, invalid VAT number"? Este é o seu cenário.

2. Trate como se fosse uma pessoa física europeia (igual ao Cenário 3).

3. Aplique 24% de VAT estoniano.

4. Coloque o nome e morada da empresa, mas não inclua o número de VAT deles (é inválido).

5. Recomendação: informe o cliente que deve ativar o VIES para faturas futuras poderem ser emitidas com Reverse Charge.

Empresa sem VIES ativo = você não pode aplicar Reverse Charge. Se aplicar 0% sem VIES válido, a responsabilidade do VAT é sua.

Cenário 7: Fatura para empresa fora da União Europeia (B2B)

VAT a cobrar: 0% (Exportação)

Menção obrigatória na fatura:

"VAT 0% — Export of services outside the European Union (Art. 15 KMS)"

Como preencher:

1. Coloque o nome completo, morada e número de registo da empresa cliente.

2. Indique o país da empresa.

3. Coloque 0% no campo de VAT. Valor do VAT = €0,00.

4. Inclua a menção obrigatória na fatura (texto exato acima).

5. Não cobre nenhum VAT. Exportação de serviços = fora do âmbito europeu.

Exemplos: empresa no Brasil, EUA, UK pós-Brexit, Singapura, Austrália, Dubai, etc.

4. Tabela de Consulta Rápida

Use esta tabela para identificar rapidamente o cenário correto.

*Cenário 3: aplica-se 24% enquanto o volume anual de vendas B2C para outros países da UE for inferior a €10.000. Acima desse valor, pode ser necessário OSS. Consulte a Facilite.

5. Erros Mais Comuns e Como Evitá-los

6. Checklist — Antes de Enviar a Fatura

Passe por cada item antes de enviar qualquer fatura. Se algum estiver em falta, corrija antes de enviar.

1. Número sequencial correto (não repeti nem pulei números)

2. Data de emissão preenchida

3. Nome e número de VAT (EE...) da minha empresa estão corretos

4. Nome e morada do cliente estão corretos

5. Número de VAT do cliente preenchido (quando obrigatório)

6. Descrição do serviço é clara e específica, não genérica

7. Taxa de VAT correta para o cenário (24% ou 0%)

8. Subtotal, VAT e total separados e matematicamente corretos

9. Menção obrigatória incluída (Cenários 4, 5 e 7)

10. Prazo de pagamento indicado

11. IBAN e BIC/SWIFT corretos

12. Screenshot do VIES guardado (Cenários 5 e 6)

13. Enviei cópia da fatura para a Facilite junto com o extrato do mês

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