Tipos de notas fiscais do Brasil

Tipos de notas fiscais brasileiras e suas aplicações

Veja a seguir, os modelos mais utilizados atualmente no país, suas funções e características:

NF-e 

A Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias, é o modelo padrão usado nas transações que envolvem circulação de mercadorias físicas entre empresas (B2B) ou para revenda.

Sua emissão é em formato digital (XML) e necessita de autorização da SEFAZ estadual, integrando informações fiscais (ICMS, IPI, PIS/COFINS) e informações detalhadas das mercadorias (quantidade, descrição, códigos NCM, CFOP etc.). Para acompanhar o transporte, também é emitido junto com a NF-e e impresso, o DANFE (Documento Auxiliar).

NFS-e 

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é utilizada nas operações de prestação de serviço entre pessoas jurídicas, ou entre empresa e pessoa física, de acordo com a legislação municipal. 

Seu imposto principal  é o ISS, e até 2025, todo município pode ter seu modelo e sistema específico. Porém, com a reforma tributária, a  partir de 2026, acontecerá uma padronização nacional da NFS-e, resultando em uniformidade e exigência de adequação

NFC-e 

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, usada para venda direta ao consumidor final (varejo), substitui o cupom fiscal (ECF). Sua transmissão é feita em tempo real à SEFAZ e exige autorização imediata. Indicada para supermercados, lojas, farmácias etc.

CF-e 

O Cupom Fiscal Eletrônico é o modelo usado no varejo, principalmente em regiões que ainda utilizam equipamento fiscal (ECF) ou sistemas SAT/CF-e-SAT. Também pode ser um emissor eletrônico com assinatura digital.

CT-e 

Empresas de transporte utilizam o Conhecimento de Transporte Eletrônico quando ocorre prestação de serviço de transporte de cargas (interestadual ou intermunicipal). Nele estão as informações sobre remetente, destinatário, valores, impostos e vínculo com notas fiscais de mercadorias transportadas.

MDF-e 

O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos é o documento que agrupa vários documentos fiscais (NF-e, CT-e) para uma única carga ou operação. Seu uso é obrigatório em transportes que envolvam múltiplos documentos em um único percurso.

Nota Fiscal Avulsa

A NFA-e ou Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é indicada para pessoas físicas ou empresas que não têm obrigação regular de emitir notas fiscais, por exemplo, MEI ou contribuintes eventuais. Sua solicitação é feita junto à SEFAZ estadual ou municipal, e tem emissão pontual.

Nota Fiscal de Remessa

Esse modelo de nota não possui finalidade de venda, e é usada em casos de remessas para conserto, devoluções, amostras, mostruários, envio para testes ou oficinas, e outras situações em que a mercadoria precisa circular sem gerar receita.

Nota Fiscal Complementar

Usada na complementação ou correção de valores ou tributos de uma NF-e já emitida. Ela não é uma substituição, mas sim, mas adiciona dados posteriormente, por exemplo, em ajustes de valor, impostos, câmbio em exportações etc.

Nota Fiscal de Exportação

Indicada para operações que tratam da saída de mercadorias ao exterior. Pode ser um documento “Invoice” (fatura comercial internacional), informando moeda estrangeira, taxas e quantidades, além de dados de exportação.

Nota Fiscal Rejeitada e Nota Fiscal Denegada

 Esses são dois status possíveis durante o processo de autorização de uma nota.
 • Rejeitada: acontece quando algum campo ou validação falhou, geralmente o erro é consertado e reaplica-se a autorização.
 • Denegada: ocorre quando a SEFAZ ou autoridade fiscal bloqueia a nota por inconsistências graves, como problema na inscrição estadual. A numeração deve ser inutilizada e não pode ser reaproveitada com os mesmos dados.

Além desses, existem outras variações e documentos fiscais relacionados, como nota fiscal de importação, nota de prestação de serviço de transporte especializado, e outros.

A seguir, vejamos uma tabela comparativa para ajudar a visualizar as características principais:

Como emitir notas fiscais: regras, etapas e procedimentos atualizados

Para emitir qualquer tipo de nota fiscal, existem etapas e requisitos básicos que precisam ser observados,como:

Credenciamento junto ao órgão competente

• Para NF-e e NFC-e: o credenciamento é feito na SEFAZ do estado em que a empresa atua.
  
  

• Para NFS-e: necessário credenciar-se junto à prefeitura ou sistema municipal de tributos.
  
  

• Para CT-e, MDF-e e outros documentos fiscais eletrônicos: também é necessário credenciamento e habilitação junto à SEFAZ ou órgão de transporte fiscal.
  
  

Certificado digital (A1 ou A3)

Para garantir a integridade, autenticidade e segurança do documento fiscal que será emitido, é fundamental adquirir um certificado digital válido. Vários municípios e estados não permitem a emissão de notas fiscais sem certificado digital.

Escolha do software para emissão de notas fiscais

A emissão de notas fiscais pode ser emitida através de um sistema próprio, um módulo integrado à gestão da empresa ou através de plataformas de emissão online (SaaS). 

O sistema precisa suportar os layouts exigidos, as validações fiscais, a geração de XML e a transmissão ao Fisco. Uma boa solução contábil disponibiliza integração com sistemas de emissão para automatizar processos dentro da contabilidade online.

Preenchimento de dados obrigatórios

Os documentos fiscais precisam de alguns dados de preenchimento obrigatórios, como:

• Dados cadastrais do emissor e destinatário (nome, CNPJ/CPF, endereço, inscrição estadual, município, inscrição municipal, etc.);

• Informações dos produtos ou serviços (descrição, quantidade, valor unitário, NCM, CFOP, alíquota, tributos envolvidos);

• Informações fiscais: impostos referentes a operação realizada, valor da base de cálculo, alíquotas, códigos de regime;

• Em caso de frete, transportador, seguro, ou demais despesas acessórias, inserir essas informações;

• Em situações de notas complementares, remessa ou exportação, preencher campos específicos de acordo com as determinações da legislação.

Envio e autorização do documento fiscal

O arquivo da nota em formato .XML é enviado ao órgão fiscal (SEFAZ estadual ou municipal). Caso seja aprovado, a nota é autorizada e passa a ter validade jurídica. Se a nota for rejeitada ou denegada, deve-se fazer a correção ou inutilizar conforme cada situação.

Emissão de DANFE / Cupom / Documento auxiliar

Para NF-e, é emitido o DANFE (versão simplificada impressa do XML) para acompanhar o transporte. Já para NFC-e ou CF-e, é gerado o documento fiscal correspondente.

Armazenamento e escrituração

O emissor e o destinatário devem manter os XMLs (e documentos auxiliares) pelo prazo exigido por lei (normalmente são 5 anos ou de acordo com as normas estaduais). Esses documentos vão ser usados como base para a contabilidade e escrituração fiscal.

Integração contábil e controle interno

Ao contratar os serviços de uma contabilidade online, é possível automatizar a importação dos XMLs emitidos e recebidos, lançar de forma automática nas contas contábeis, gerar obrigações acessórias (SPED, DCTF, EFD, etc.) e consolidar análises de desempenho.

Emita suas notas fiscais em segundos: mais agilidade e eficiência para sua empresa

Com o surgimento de plataformas modernas e integradas, principalmente as desenvolvidas por empresas de contabilidade online, as notas fiscais são emitidas com poucos cliques e alta velocidade, reduzindo retrabalho e erros. Esse é um diferencial competitivo para empresas que desejam operar com produtividade e foco no core business.

É importante lembrar que apesar do MEI ter um regime simplificado, ele permite a emissão de nota fiscal (NF-e ou NFS-e) quando solicitado por cliente pessoa jurídica ou órgão público, desde que atendidos os requisitos municipais ou estaduais. 

Notas fiscais e a reforma tributária de 2026: o que muda para sua empresa

A reforma tributária de 2026, e o novo modelo de tributação sobre consumo já começou a impactar a maneira como os documentos fiscais devem ser emitidos. Ela propõe a substituição de tributos como ICMS, ISS, IPI, PIS e COFINS por novos impostos: o Imposto sobre Bens e Serviços - IBS e a Contribuição sobre Bens e Serviços - CBS, bem como inserir um Imposto Seletivo (IS) para produtos e serviços específicos.

Alguns dos impactos aguardados e que já iniciaram a transição na emissão de notas fiscais incluem:

• Padronização nacional de NFS-e: a partir de janeiro de 2026, todos os municípios serão obrigados a adotar uma NFS-e de padrão nacional. Isso vai reduzir a variação de modelos municipais e integrar serviços com uma estrutura unificada. 

  
  

• Nova NF-e / NFC-e nacional: além da NFS-e, o modelo de NF-e e NFC-e terá versões nacionais padronizadas, com layouts unificados para todo o país, e substituirão de forma gradual os modelos estaduais. 

  
  

• Inclusão obrigatória de campos para IBS, CBS e IS nos documentos fiscais: a Nota Técnica 2025.002 (versão 1.01) prevê novos grupos (como UB, detalhamento por item; VB, totalizações por item; W03, total consolidado de tributos) para incluir informações do IBS, CBS e IS nos documentos fiscais emitidos em 2026. Sem essas informações, as notas poderão ser rejeitadas.

  
  

• Códigos de rejeição específicos: algumas rejeições foram previstas, como rejeição 1026 (IBS da UF = 0,1% para documentos de 2026), rejeição 1037 (CBS = 0,9%), entre outros. Se a nota fiscal não apresentar os destaques ou preenchimentos exigidos, poderá ser rejeitada de forma automática.

  
  

• Período de transição e isenção para Simples / MEI: durante o ano de 2026, os contribuintes enquadrados no Simples Nacional (CRT 1) e os MEIs (CRT 4) serão dispensados de preencher os campos de IBS e CBS nas notas fiscais. Ou seja, esses regimes terão um benefício transitório para adequação.

Cronograma de implantação:

O que isso significa na prática?

A consequência prática é que os sistemas emissores de notas fiscais precisam se adaptar com antecedência, pois a reforma já está batendo na porta. Os softwares desatualizados sofrerão rejeições automáticas, o que pode interromper operações. Os empreendedores e contadores podem se preparar, seguindo as dicas:

• Validar se o emissor utilizado suportará os novos grupos e campos exigidos pela Nota Técnica 2025.002.
  
  

• Atualizar sistemas e integrar APIs que possibilitam maior flexibilidade no envio e no mapeamento tributário.
  
  

• Realizar testes com o modelo nacional já em 2025, e aproveitar ao máximo o período de homologação.
  
  

• Alinhar a contabilidade online com o emissor fiscal, para que a plataforma já aceite os novos layouts e automatize os lançamentos tributários.
  
  

• Monitorar possíveis orientações e normativas municipais ou estaduais complementares relativas à padronização fiscal.

Para os que já utilizam uma plataforma contábil moderna com módulo fiscal integrado, a adaptação provavelmente será mais tranquila, basta garantir que o fornecedor do sistema esteja comprometido com as atualizações e homologações exigidas pelo Fisco.

Emissor fiscal integrado: agilidade, conformidade e economia

Ao escolher uma contabilidade online que oferece seu próprio emissor de notas fiscais, são vários os ganhos práticos e estratégicos para sua empresa:

• Integração completa: a emissão de notas e a escrituração contábil se unem em um fluxo contínuo, reduz o retrabalho de digitação e fazem a conciliação automática das operações entre cliente e escritório.
  
  

• Velocidade e usabilidade: ao utilizar uma interface moderna e otimizada, você pode emitir suas notas fiscais em segundos, para facilitar a rotina da empresa.
  
  

• Atualizações automáticas: o emissor da Facilite Contabilidade Online já se prepara para a reforma tributária de 2026, adotando os novos layouts e validando os campos de acordo com as normas publicadas.
  
  

• Escalabilidade e suporte: se as demandas tributárias crescerem ou houver necessidade de migração para novos modelos fiscais, o sistema já conta com manutenção e equipe especializada.
  
  

• Cobertura municipal ampla: o emissor da Facilite integra-se a mais de 700 prefeituras, facilitando a aderência às NFS-e municipais existentes.
  
  

• Apoio humano e atendimento especializado: além da tecnologia, você conta com suporte contábil, tributário e financeiro, humanizado e direto, e tem apoio frente às exigências fiscais.
  
  

• Economia de tempo e riscos reduzidos: menos erros manuais, menos risco de rejeições e multas, mais tempo para o empreendedor focar no crescimento do negócio.

No cenário de transição para 2026, ter um emissor fiscal já integrado à contabilidade digital significa estar à frente, preparado e menos vulnerável a interrupções operacionais.

Dicas práticas para empreender hoje com segurança fiscal

Para evitar riscos e aproveitar as oportunidades nas mudanças fiscais, seguem algumas recomendações:

• Se for possível, antecipe-se e comece a testar o novo modelo nacional das notas fiscais principalmente a NF-e/NFC-e nacional e a padronização da NFS-e.

• Procure um emissor já homologado, ou em processo, diante da Nota Técnica 2025.002.

• Valide se o sistema já contempla os novos grupos (UB, VB, W03) e códigos de rejeição previstos.

• Tenha uma comunicação ativa com o contador para antecipar ajustes de regime tributário, fluxo de emissão ou reorganização de processos internos.

• Avalie os preços e planos do emissor e contabilize o custo-benefício em quesitos como tempo, integridade e risco.

• Mantenha sua equipe capacitada (financeiro, operacional) sobre os novos procedimentos fiscais: erros de preenchimento serão penalizados de forma mais severa a partir de 2026.

• Aproveite os benefícios transitórios concedidos ao Simples Nacional e MEI para 2026.

• Verifique e se atualize sobre as regulamentações municipais e estaduais relativas à NFS-e padronizada: apesar do padrão nacional, acontecerão adaptações locais que devem ser observadas.

• Teste rigorosamente o emissor com diferentes cenários (emitir nota complementar, remessa, exportação etc.) para identificar pontos falhos.
  
  

Simplifique sua emissão de notas fiscais e prepare-se para a reforma tributária de 2026

Entender os tipos de notas fiscais no Brasil não é somente um requisito legal, e sim um ponto central para uma gestão contábil e fiscal eficiente. Com as transformações que virão com a reforma tributária de 2026, quem se preparar  terá vantagem competitiva.

Na Facilite Contabilidade Online, oferecemos uma solução integrada, onde você emite suas notas fiscais em segundos usando nosso emissor próprio. Nosso modelo une tecnologia, com o diferencial de um atendimento humanizado.

Se você quer cuidar da sua empresa sem perder tempo com as complexidades fiscais, conte conosco como parceiro estratégico.

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