Despesas dedutíveis: o que pode e não pode abater no Imposto de Renda da empresa

O que é possível deduzir no IRPJ, e quais as principais despesas dedutíveis para empresas

No contexto das despesas dedutíveis, existem categorias específicas de gastos que a Receita admite como legítimas para a dedução. A seguir, veremos algumas das principais:

1. Despesas operacionais

Dentro da categoria de despesas operacionais, estão compreendidas:

• Aluguel de imóveis usados nas atividades da empresa;
  
  

• Folha de pagamento e encargos trabalhistas;
  
  

• Despesas com água, luz, telefone e internet;
  
  

• Honorários referentes aos contadores, advogados e consultores;
  
  

• Despesas com manutenção de equipamentos e veículos corporativos.
  
  

2. Despesas com pessoal

• Salários;
  
  

• 13º salário;
  
  

• Férias;
  
  

• Vale alimentação, quando previsto em convenção coletiva;
  
  

• Contribuições previdenciárias.
  
  

3. Despesas financeiras

• Juros sobre capital próprio;
  
  

• Encargos bancários;
  
  

• Juros de empréstimos e financiamentos conseguidos para fins empresariais.
  
  

4. Despesas com benefícios fiscais

• Gastos com previdência privada corporativa;
  
  

• Investimentos em educação corporativa;
  
  

• Doações incentivadas a projetos culturais, esportivos e sociais, dentro dos limites legais.
  
  

5. Outras despesas dedutíveis

• Despesas médicas com plano de saúde empresarial;
  
  

• Pensão alimentícia, quando paga por determinação judicial e registrada em nome da empresa;
  
  

• Gastos com dependentes registrados como sócios ou colaboradores, em situações específicas (e com orientação especializada).

Essas categorias de deduções só são permitidas quando existe comprovação contábil e fiscal, através de documentos e registros adequados. Por isso, faz toda a diferença ter o apoio de uma contabilidade online confiável.

Entenda como os regimes tributários influenciam as despesas dedutíveis no IRPJ da sua empresa

O regime tributário adotado pela empresa têm influência direta em como ela poderá deduzir suas despesas no IRPJ. Abaixo veremos os detalhes de cada regime:

Simples Nacional

Dentro do regime do Simples Nacional, as empresas não fazem a apuração do IRPJ separadamente, pois ele está inserido no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Dessa forma, não há dedução direta de despesas. 

Porém, ainda é fundamental compreender o que são gastos dedutíveis para o planejamento de migração de regime, o controle de custos e as tomadas de decisão.

Lucro Presumido

Neste regime, a Receita Federal presume uma margem de lucro com base na atividade econômica da empresa. Assim, não é possível deduzir despesas operacionais, pois a base de cálculo é padronizada. Contudo, gastos não operacionais (como juros sobre capital próprio) podem ser considerados.

Lucro Real

O Lucro Real é o regime em que a dedução de despesas dedutíveis é aplicada de forma mais profunda. A base de cálculo do IRPJ é procedente do lucro contábil ajustado, ou seja, depois da redução de todas as despesas operacionais, financeiras, administrativas e legais permitidas.

Esse regime pode ser mais vantajoso, se a sua empresa possui margens menores ou lida com altos custos operacionais, mas isso exigirá maior controle contábil e suporte especializado.

O que não é permitido como despesa dedutível no IRPJ?

Agora, vamos destacar os gastos não dedutíveis:

• Multas fiscais e penalidades por infrações legais;
  
  

• Doações não incentivadas ou sem respaldo legal;
  
  

• Despesas pessoais dos sócios, como viagens e gastos não relacionados ao negócio;
  
  

• Gastos com presentes corporativos luxuosos sem vínculo direto com as atividades;
  
  

• Provisões contábeis sem base documental;
  
  

• Despesas com clubes e associações recreativas (exceto quando tiver benefício corporativo coletivo e autorizado).

O registro de despesas não dedutíveis como dedutíveis representa erro grave e pode levar a autuações, multas e até mesmo denúncia de fraude fiscal.

Consequências de erros na base de cálculo e como evitá-las

O cálculo incorreto na apuração da base de cálculo podem gerar efeitos como:

• Pagamento de tributos indevidamente (prejuízo financeiro direto);
  
  

• Multas por omissão ou inexatidão, que podem chegar a 75% do imposto devido, acrescentadas de juros;
  
  

• Fiscalizações mais rígidas e auditorias da Receita Federal;
  
  

• Risco de inscrição em dívida ativa e bloqueio de contas;
  
  

• Comprometimento da reputação fiscal da empresa.

Os riscos podem ser evitados com um bom sistema de gestão, apoio de empresas contábeis eficazes e consultoria tributária especializada.

Como calcular corretamente as despesas dedutíveis no IRPJ da sua empresa

O cálculo das despesas dedutíveis inclui uma série de passos, como veremos a seguir:

1. Levantamento das despesas operacionais utilizando documentos fiscais e contábeis;
   
   

2. Separação entre despesas dedutíveis e não dedutíveis;
   
   

3. Aplicação dos ajustes fiscais definidos pela legislação;
   
   

4. Cálculo da base de lucro ajustado;
   
   

5. Aplicação da alíquota do IRPJ (normalmente a alíquota é 15% + adicional de 10% sobre o lucro, se esse for acima de R$20 mil mensais).

O processo de cálculo exige conhecimento técnico e uso de sistemas de contabilidade online, que realizam lançamentos e cruzamentos de dados, de forma automatizada, aumentando a precisão das informações.

O que é possível restituir no IRPJ? Veja quais valores sua empresa pode recuperar

Empresas que fizeram pagamentos a mais de IRPJ, seja por erro ou previsão podem pedir a restituição ou compensação do valor pago, desde que isso seja comprovado através de documentos. Isso acontece quando existe:

• Pagamento antecipado com lucro real abaixo do estimado;
  
  

• Revisão de registros contábeis;
  
  

• Inclusão de despesas dedutíveis não consideradas no início.

  
  

Planejamento tributário e como ele pode otimizar deduções 

Um bom planejamento tributário tem a tarefa de identificar oportunidades de redução de carga tributária dentro das determinações legais. Isso envolve:

• Análise comparativa entre regimes (Lucro Real, Presumido e Simples Nacional);
  
  

• Previsão de cenários para evitar surpresas fiscais;
  
  

• Estruturação das operações e despesas para maior aproveitamento das deduções;
  
  

• Reorganização societária e financeira;
  
  

• Adoção de tecnologia contábil para garantir rastreabilidade e conformidade.
  
  

Aproveite melhor suas despesas dedutíveis com inteligência fiscal

As despesas dedutíveis são ferramentas fundamentais para uma gestão tributária eficiente. Porém, é necessário conhecer os limites legais, as regras de cada regime e as especificidades de cada setor. Com orientação adequada, sua empresa pode reduzir custos, aumentar a lucratividade e se manter em conformidade com a Receita Federal.

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