Guia do Locador 2026: Como organizar contratos, recibos e evitar a Malha Fina

A regra de ouro dos contratos em 2026

Todo locador deve entender que os contratos verbais são um risco fiscal real em 2026.

Com um sistema tributário cada vez mais moderno, os contratos informais atrapalham a dedução correta no Carnê-Leão e aumentam o risco de contradições na declaração. Além disso, podem acarretar problemas legais em caso de disputas.

O que um contrato precisa ter:

• Identificação completa do locador e do locatário;
  
  

• Valor do aluguel e periodicidade;
  
  

• Discriminação de despesas como IPTU e condomínio;
  
  

• Cláusulas sobre reajustes, multas e rescisões.

Todos esses dados ajudam na comprovação de rendimento e, principalmente, na descrição de quem é o responsável pelo pagamento de encargos dedutíveis, como o IPTU.

As novas exigências contratuais surgiram devido à Reforma Tributária, e para entender a parte técnica da lei e o cronograma de transição, leia sobre o IBS e CBS na Prática.

No aluguel por temporada, como no Airbnb, as regras mudam bastante, por isso, veja nosso guia específico sobre MEI e CNAE para Airbnb em 2026.

Como emitir recibos corretamente

Em 2026, o recibo de aluguel feito manualmente ou através de modelos prontos de papelaria não é mais suficiente.

Com a integração de dados pelo Cadastro Imobiliário Brasileiro (CIB), os recibos devem ter informações mais detalhadas, e evitar contradições com a DIMOB (Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias).

O que não pode faltar no recibo:

• Nome completo e CPF do locador e locatário
  
  

• Valor exato do aluguel recebido
  
  

• Identificação do imóvel (endereço completo e, se possível, o número do CIB)
  
  

• Data do recebimento
  
  

• Assinatura das partes ou validação eletrônica

É fundamental lembrar que a Receita Federal faz o cruzamento de dados do seu recibo com as informações enviadas pelas imobiliárias, e entender o funcionamento da Fiscalização da DIMOB e o cruzamento de dados para não ser pego desprevenido.

Checklist: o que separar mensalmente para o Carnê-Leão

A organização é o ponto principal para evitar erros e problemas na hora de preencher o Carnê-Leão. A seguir, veja o que você precisa guardar todo mês:

• Comprovantes de pagamento da imobiliária (taxa de administração)
  
  

• Comprovantes de pagamento de IPTU (se for deduzido)
  
  

• Recibos ou comprovantes de recebimento do aluguel
  
  

• Extratos bancários com identificação dos depósitos
  
  

• Contratos de locação atualizados
  
  

• Comprovantes de despesas ordinárias pagas pelo locador

É fundamental arquivar todos esses documentos, de preferência em formato digital, pois facilita o preenchimento da declaração mensal e evita retrabalho na hora de fazer o IR anual.

Os 3 erros que levam locadores para a Malha Fina

Mesmo fazendo todos os passos corretamente, ainda é possível cair em armadilhas comuns. A seguir, veja os erros que mais geram problemas na hora da declaração:

1. Erro de valor

Declarar o valor bruto do aluguel, sem o desconto da taxa da imobiliária, faz o valor declarado no Carnê-Leão ficar diferente do que a imobiliária informou através do DIMOB.

2. Erro de data

O aluguel de dezembro só entra no IR se foi recebido em dezembro. Fazer a declaração no mês errado fere o princípio do regime de caixa.

3. Erro de CPF

Se o contrato está no nome do cônjuge, mas o aluguel é declarado no CPF errado, a Receita pode interpretar como tentativa de evasão ou erro grave.

Pessoa Física ou Jurídica: vale a pena mudar?

Se a organização mensal de recibos e o preenchimento do Carnê-Leão parecem complexos ou se o valor do imposto está muito alto, talvez seja hora de considerar a tributação como Pessoa Jurídica.

Em muitos casos, a tributação como Pessoa Jurídica pode ser mais econômica e menos burocrática, principalmente para quem possui mais imóveis ou valores elevados em receita de aluguel.

Você pode ver nosso comparativo completo em: Vale a pena sair do CPF e abrir CNPJ para aluguel?

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